Der Begriff Dokumenten-Management lässt sich nicht ganz klar definieren und umfasst verschiedene Stufen mit elektronischen aber eben teilweise auch noch papiergebundenen Dokumenten umzugehen, diese zu verwalten und zu archivieren. Im Zuge der Digitalisierung meinen wir damit aber grundsätzlich die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und alles was damit zu tun hat, wie z.B. Vorlagenerstellung- und -management, Verknüpfung von verschiedenen Datenbanken und Programmen, Automatisierung von Dokumenten-Prozessen aller Art usw.
Schwierigkeiten in Unternehmen gibt es in diesen Prozessen häufig schon beim ersten Schritt: dem Dokument-Erstellungsprozess. Hierbei sollte nämlich der letzte Schritt, das wo und wie ablegen, schon bedacht sein – und bestenfalls automatisiert. Gerade in Dokumenten-intensiven Unternehmen gibt es daher riesiges Potenzial für Ressourceneinsparungen. Mit einer unternehmensweit eingesetzten, intuitiv benutzbaren Lösung kann man seine Angestellten entlasten, wertvolle Ressourcen für wichtigere Aufgaben freimachen, Fehler vermeiden durch Automatisierung und dank einheitlichem Corporate Design ein professionelleres Bild nach aussen abgeben.
Hier also fünf gute Gründe für eine Dokumenten-Management-Lösung. Vielleicht treffen einige auch auf Ihr Unternehmen zu?
1. Die Mitarbeiter verschwenden (unfreiwillig) kostbare Zeit
Einige Leser kennen das vielleicht. Sie müssen ein Dokument verfassen und der Inhalt gleicht zu 80% früheren Dokumenten. Eine Vorlage gibt es aber noch nicht. Anstatt jetzt endlich eine zu erstellen, muss es aber schnell gehen, daher nimmt man ein älteres Dokument und passt dieses einfach an.
Kennen Sie? Dann rechnen Sie jetzt kurz hoch wieviel Zeit Sie und Ihre Angestellten so verschwenden um wiederkehrende Dokumente neu zu erstellen, Dokumenten-Vorlagen mühsam anzupassen bzw. zu kombinieren und so entstehende Fehler zu suchen und zu korrigieren. Wenn Sie dann noch mögen, könnten Sie auch kurz darüber nachdenken welche wichtigeren Aufgaben sich mit so viel kostbarer Zeit lösen liessen.
2. Die Dokumente sehen alle unterschiedlich aus
Sie nutzen Dokumenten-Vorlagen? Das ist ja schon einmal nicht schlecht. Vorlagen sind nämlich eine tolle Sache – wenn man Sie richtig einsetzt. Falsch einsetzen ist natürlich einfacher. Zum Beispiel mehrere Dokumenten-Vorlagen für das gleiche Dokument mit nichtssagenden Dateinamen im selben Ordner speichern.
Noch schlechter ist aber alle an unterschiedlichen Orten abzulegen, ohne Hinweis auf eventuelle Unterschiede oder welche Version die aktuelle ist. Veraltete Adressdaten in der Fusszeile oder ein veraltetes Logo in der Kopfzeile sind auch nicht sehr schön, vor allem wenn diese überall unterschiedlich formatiert wurden. Einheitliche Formatierung was Schriftart und Grösse angeht, ist bestimmt generell überbewertet.
Wenn man doch nur die Dokumenten-Vorlagen dezentral verwalten sowie dynamisch und individuell erstellen könnte, mit nur wenigen Klicks…
3. Es gibt nur eine einzige Vorlage für alles
Man hat eine hübsche Dokumenten-Vorlage für einen Brief aber eben nur diese eine. Daher wird sie für den jeweiligen Fall immer manuell angepasst, sodass man eigentlich den Brief auch gleich neu schreiben könnte – der Zeitgewinn ist minimal. Vielleicht hat man auch eine Dokumenten-Vorlage für einen längeren Vertrag aber das Kleingedruckte auf Seite 36 bis 43 muss unbedingt angepasst werden für den aktuellen Kunden. Einige Leser träumen vielleicht nachts schon öfter von Textbausteinen, mit deren Hilfe man ganz einfach und je nach Fall auch sehr umfassende Dokumente individuell mit wenigen Klicks erstellen könnte. Hach, schön wäre das!
4. Medienbrüche verursachen ständig Fehler
Was martialisch klingt, passiert im Büroalltag täglich und in unzähliger Form. Man hat die Daten und Dokumente nur teilweise in digitaler Form und so werden diese ständig hin und her konvertiert statt, alles digital zu haben und so mit wenigen Klicks überall verfügbar. Das spart Zeit aber vor allem Nerven, da Medienbrüche zu den umfangreichsten Fehlerquellen in Unternehmen zählen.
Oder man findet von einem digitalen Dokument nur noch einen Ausdruck. Jetzt hat man die Wahl zwischen mühsam abtippen (lassen) oder Einscannen mit OCR-Texterkennung und anschliessender Fehlerkorrektur. Analoge Schleichwege in einer digitalen Welt.
Auch sehr beliebt ist das «papiergestützte Übertragen» von wichtigen Kontaktdaten aus einer Software in die andere, weil die beiden Programme nicht miteinander kompatibel sind. Hoffentlich ist die Emailadresse jetzt nicht falsch abgeschrieben worden…
5. Es gibt eine VBA-Lösung
Nicht falsch verstehen: Skripte und Makros mit VBA sind eine tolle Möglichkeit um individuelle Lösungen zu zaubern. Das Problem fängt dann an, wenn diese «Lösung» plötzlich ständig aussetzt, die Ladezeiten unerträglich sind bzw. werden oder niemand in Ihrem Unternehmen das Know-how besitzt damit umzugehen. Vielleicht ist derjenige Mitarbeitende, der sich super damit auskennt gerade ausgestiegen oder wird krank und niemand sonst kann mit dem VBA-Tool umgehen.
Wenn man sich diese Lösung von einer grossartigen kleinen Programmiererbude hat basteln lassen, besteht auch immer die Gefahr, dass es diese plötzlich gar nicht mehr gibt – jetzt wo Sie ein Problem damit haben. Oder es gibt sie noch aber der Programmierer, der das damals konzipiert hat, arbeitet mittlerweile nicht mehr da. Seine Kollegen müssen das ganze nun erst einmal aufwendig anschauen bevor sie zum Problem lösen übergehen können.
6. Man spürt diesen Digitalisierungsdruck, weiss aber nicht wie weiter
Der Digitalisierungsdruck wächst langsam und die Konkurrenz schläft nicht. Vielleicht haben auch Ihre Mitbewerber schon längst ihre Digitalisierungs- und Automatisierungsprozesse angestossen oder gar hinter sich und damit schon viele Ressourcen frei, um sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie abgehängt werden können.
Aber keine Angst, noch ist es nicht zu spät! Ein guter erster Schritt ist es, alle Prozesse, die mit dem Erstellen, Verwalten, Übertragen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten und Daten zu tun haben, auf den aktuellen digitalen Stand zu bringen. Diese Prozesse, Dokumente und Daten sind gleichzeitig Voraussetzung, Grundlage und Zeugnis für das erfolgreiche Funktionieren Ihres Unternehmens und sollten entsprechend optimiert und im Fluss gehalten werden. Damit schaffen Sie auch gleich die essenzielle Basis um weitere wichtige Schritte in eine sichere digitale Zukunft zu gehen.
Fazit
Falls Sie sich und Ihr Unternehmen in den oben genannten Punkten wiederfinden, geht es Ihnen wie vielen Ihrer Mitbewerber, Kunden und Partner. Täglich werden vielerorts im Umgang mit Dokumenten und Vorlagen Zeit, Energie und Kosten verschwendet, die mithilfe einfacher, professioneller Dokument-Management-Lösungen so viel effektiver eingesetzt werden könnten. Mit der Automatisierung von Dokumenten-Prozessen sparen Sie aber nicht nur Zeit und Kosten sondern entlasten auch Ihre Angestellten, damit diese sich mehr auf Ihre Kunden und damit den Erfolg Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Die tägliche Arbeit wird so zunehmend ortsunabhängiger und somit flexibler, Ihr Team zufriedener und dadurch motivierter. Auch Ihren Kunden wird dann nicht entgehen, dass sie mit Ihrem Unternehmen einen modernen, professionellen Partner gewählt haben. Für den gemeinsamen Weg in eine erfolgreiche digitale Zukunft. Win – Win!
Auf welche häufigen Fehler Sie bei Dokumenten-Prozessen in Ihrem Unternehmen achten sollten, erfahren Sie im Blogbeitrag „4 häufigste Fehler in Dokumenten-Prozessen bei KMU“.
