Kennst du das Szenario: Du hast den eigenen Outlook-Kalender auf dem Bildschirm geöffnet und siehst vor dir die Kalender von mehreren Personen – viele davon sogar ausserhalb des eigenen Arbeitsumfelds. Alle sind involviert in der Suche nach dem für alle bestmöglich passenden Termin für ein Meeting. Die wohl von vielen Usern bevorzugte Lösung für dieses Problem: www.doodle.com, mit dem zum Produkt passenden Slogan: «Einfach. Zusammen. Entscheiden». Eigentlich eine sehr gute Lösungswahl, dagegen gibt’s gar nichts zu sagen – aber für mich noch nicht die beste.
FindTime: Microsofts Lösung für das Business-Umfeld
Microsoft hatte vor langer Zeit (bald sind es schon 2 Jahre) das Marktumfeld analysiert und eine eigene Lösung hervorgebracht. Sie vereinfacht die Terminfindung zwischen mehreren Personen im Business-Kontext erheblich: FindTime. Ein geniales Tool, und doch ist es noch so wenig verbreitet! Die Punkte holt bei mir FindTime deshalb ab, weil es sich als Plugin direkt in Outlook integrieren lässt und damit eine echte «Arbeitserleichterung» schafft.
Terminabstimmungen und -findungen können also direkt aus Outlook heraus getätigt werden, ohne dass die Kalender und Termine der Kolleginnen und Kollegen im und um den eigenen Arbeitsplatz eingesehen werden müssen. Dies bringt für mich das richtige Mass an Effizienz. Gut gemacht, Microsoft!
Terminfindung mit wenigen Klicks
Das Plugin muss vor der Nutzung heruntergeladen und dann in Outlook installiert werden. Zum Download von der offiziellen Website von FindTime gelangt man nach erfolgreichem Login mit einem Office 365 Account. Die anschliessende Installation geht fix und zuverlässig, auch für Nicht-Systemadministratoren 😊. FindTime funktioniert mit Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook online in Office 365 und mit Outlook für Mac.
Nach einem Neustart von Outlook (sicherheitshalber empfohlen) erscheint beim Verfassen einer neuen Mitteilung im Ribbon «Nachricht» die Schaltfläche «New Meeting Poll»:
Vor dem ersten Gebrauch muss der geniale «Zeitfinder» einmalig kurz mit dem eigenen Office 365 Account verbunden werden. Fertig – FindTime ist ab jetzt «ready to use»!
Unterstützung in Echtzeit
Alle an der Terminsuche beteiligten Personen sollen darüber per E-Mail informiert werden. Dazu verfasse ich wie gewohnt eine neue E-Mail. Sobald ich die Namen meiner Arbeitskolleginnen und -kollegen oder externen Beteiligten im Adressfeld der neuen E-Mail eintippe, stellt mir das Plugin die Terminoptionen in Echtzeit zur Verfügung:
Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, diverse Optionen für die Terminabstimmung festzulegen oder Meetings in Skype for Business oder an auswärtigen Treffpunkten zu planen. Alle beteiligten Kontakte erhalten per E-Mail den Link zur Terminumfrage und bestätigten die Terminvorschläge entlang ihrer Verfügbarkeit. Abhängigkeiten: keine. Nur diejenige Person, welche die Terminumfrage initiiert, muss FindTime zu installieren – die anderen brauchen zur Teilnahme nicht einmal zwingend einen Office 365 Account.
Fazit
Das Tool funktioniert super, auch absolut problemlos im Austausch mit externen Personen, welche man in die Terminumfrage einbeziehen möchte. Installation und Anwendung sind einfach und ohne Hürden. Die Organisation von Terminumfragen wird in einem hohen Masse automatisiert, was sich vorteilhaft auf die Effizienz der Terminfindung auswirkt und für mich eine echte Arbeitserleichterung bedeutet. Ich kann den «Zeitfinder» wirklich empfehlen. Schade, dass FindTime bei den vielen Outlook-Usern nicht bekannter ist.
