Die Amtsstellen der Zuger Verwaltung erarbeiten während des Budgetprozesses ihre Leistungsaufträge und legen im Rahmen des Geschäftsberichts Rechenschaft über die erbrachten Leistungen ab. Die individuell erstellte Software unterstützt die dezentrale Bewirtschaftung der jährlichen Zielsetzungen, integriert die Zahlen aus der Buchhaltungssoftware, ermöglicht eine rollenbasierte Freigabe der Eingaben und erstellt am Schluss auf Knopfdruck die Grundlagen für die Publikationen «Budget» und «Geschäftsbericht» in Word.
Einführung wirkungsorientierte Verwaltungsführung
Die Finanzdirektion des Kantons Zug ist zuständig für die Erarbeitung von Budget und Geschäftsbericht der Kantonalen Verwaltung zu Handen des Kantonsrats. Mit Einführung der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung (WoV) kommen zu den zahlenbasierten Instrumenten der traditionellen Verwaltungsführung mit den Zielverein¬barungen neu Text-Elemente hinzu. Das Erste Budget nach neuer Verwaltungsführung wurde mit Word- und Excel-Dateien abgewickelt. Dieser Ablauf war langwierig, komplex und somit fehleranfällig und schwerfällig.
Individuelle Software löst Probleme und sorgt für Aufwandsminderung
Aus diesem Grund entschied sich der Kanton Zug mit der Leuchter IT Solutions eine individuelle Software zu entwickeln, die die Arbeit für die Budge¬tierung und den Geschäfts¬bericht erleichtern soll und eine dezentrale Eingabemöglichkeit von Texten zu den Leistungs¬aufträgen bieten soll. Die Software erfasst folgende Ele¬mente: Leistungskatalog, Zielsetzungen, Einfluss- und Plangrössen und interne Kommentare zum Prozess. Mittels Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware werden auch die aktuellen Zahlen zur Laufenden Rechnung und zur Investitionsrechnung dargestellt. Im weiteren wird der gesamte Jahresrechnungs- und Budgetierungsprozess über verschiedene Stufen (Amt, Direktion, Finanzdirektion und Regierungsrat) abgebildet. Da jeweils am Ende eines solchen Prozesses ein ausgedrucktes Exemplar des Prozesses vorliegen muss, können die eingegebenen Leistungsaufträge in Echtzeit in ein Microsoft Word Dokument unter der Berücksichtigung von Corporate Design & Corporate Identity in die Leuchter Standardsoftware Docugate exportiert werden. Mittels eines integrierten Workflows können Leistungsaufträge über ein Stufensystem von Amt über die Direktion zum „Regierungsrat“ weiter- oder (bei Unstimmigkeiten) zurückgewiesen werden. Durch das integrierte Berechtigungskonzept ist klar geregelt, welche Benutzer auf welcher Stufe die Leistungsaufträge bearbeiten dürfen.
Durch die Einführung der Individuallösung reduziert sich der Aufwand für die wirkungsorientierte Verwaltungslösung gegenüber der Lösung mit Word und Excel erheblich. Die Qualität hingegen gewinnt bei der Bearbeitung und beim Output ausserordentlich. Der Kanton Zug zeigt mit dieser Lösung beispielhaft, dass Individualsoftware erschwinglich ist und langfristig Kosten einspart und sich dazu nahtlos in die Geschäftsprozesse der öffentlichen Verwaltung einfügt.
