Mobile Working & Smart Working sind das Ergebnis der heute nahezu grenzenlosen Mobilität von Informationen, die durch neue Gerätegenerationen wie Smartphones, Tablets und Co. hervorgerufen werden. Wir befinden uns im Umbau unserer gesamten Lebens- und Arbeitswelt. Über Smartphone und Tablet verbunden zu sein, gilt nicht mehr nur unter Freunden und Familie, sondern auch unter Arbeitskollegen, Kunden und Partnern als selbstverständlich, ja geradezu unerlässlich. Ein neuer Workstyle ist deshalb die Basis der auch zukünftig erfolgreichen Unternehmen. Doch was können wir uns darunter vorstellen? Warum macht er uns erfolgreich? Wie setzt man diesen im eigenen Unternehmen um und was erwartet uns in der Zukunft?
Warum sollten sich Unternehmen mit dem neuen Mobile & Smart Working auseinandersetzen?
Der Hauptgrund für neue Arbeitsplatzmodelle und Mobilstrategien ist der steigende Druck im Wettbewerb, die Always-On-Mentalität der Kunden und Partner und der damit verbundene Zwang, die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Mit Hilfe der neuen Technologien ist diese Produktivität zu erreichen, indem Mitarbeitende ihrer Tätigkeit orts- und zeitungebunden nachgehen können. Der mobile Zugriff auf Unternehmensdaten und Applikationen hilft dabei, beispielsweise Leerlaufzeiten zwischen Terminen produktiver zu nutzen und Kundenanfragen schneller zu beantworten. Neue Arbeitsplatzkonzepte bieten zudem die Chance, Geschäftsprozesse im Unternehmen zu verbessern. So können Entscheidungsträger mittels Notebooks, Tablets und Cloud-basierter Apps Budgetfreigaben von unterwegs aus erteilen. Entschlüsse werden damit schneller getroffen. Zudem führt eine stärkere Automatisierung von dokumentenintensiven Prozessen, wie es zum Beispiel durch Docugate besonders bei Banken und Versicherungen zu spüren ist, zu kürzeren Prozessdurchlaufzeiten. Diese Vorteile schlagen sich nicht nur bei den reduzierten Kosten nieder, sondern bringen durch erhöhte Agilität und Geschwindigkeit weitere Vorteile im Wettbewerb mit sich.
Massnahmen für neue Arbeitsplatzmodelle und Mobilitätsstrategien
Nur mit neuen IT Mitteln ist noch keine neue Mobilitäts- und Arbeitsstrategie geboren. Zumeist bedarf es mehrerer Massnahmen, um konkret und ganzheitlich Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte umzusetzen.
Eine der möglichen Massnahmen ist die Veränderung der Geschäftsräumlichkeiten, sei es durch Umbau, Ausbau oder sogar durch einen Wechsel. In der Regel sind diese Massnahmen erfolgversprechend, aber mit einem hohen Zeitaufwand und Investitionsvolumen verbunden. Eine Alternative ist das Öffnen der Arbeitsorte und Umgebungen für die Mitarbeitenden durch alternative Angebote wie Home-Office oder Coworking. Aber auch das Zurverfügungstellen der eigenen Geschäftsräumlichkeiten für andere Coworker bringt viele Impulse und Ideen in ein Unternehmen und verändert die Arbeitskultur nachhaltig. Eine weitere Massnahme ist die Umsetzung neuer Führungsstrukturen. Unternehmen überdenken ihre derzeitigen eher konservativen Organisations- und Führungsstrukturen und wollen sich zukünftig zu einem dezentralen, flachen und somit vernetzten Unternehmen wandeln. Diese Umwandlung ist der Grundstein moderner Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte, denn die Veränderung beginnt an der Wurzel und ist ein Prozess, der nicht von heute auf morgen realisiert werden kann.
Auch die gesamte Firmenkultur ist eng mit den Organisations- und Führungsstrukturen verzahnt. Erfahrungsgemäss kann eine neue Firmenkultur innerhalb von zwei bis drei Jahren reifen, erfordert wenige Investitionen aber viel Effort durch das Management.
Ein weiterer Schritt für neue Arbeitsplatzkonzepte ist letztlich die parallele Ausstattung der Mitarbeitenden mit den richtigen Werkzeugen wie Notebooks, Tablets und SmartPhones. Ob dies als „Bring Your Own Device (BYOD)“ Konzept oder klassisch umgesetzt wird, ist sekundär. Viel wichtiger ist es, dass die Unternehmensinfrastruktur von der Security bis hin zu den Applikationen das orts- und zeitungebundene Arbeiten unterstützt.
Was gehört zu einer mobilen Arbeitsplatzausstattung?
Aufgrund der Langfristigkeit der kulturellen und arbeitstechnischen Massnahmen ist der kurzfristig gewinnbringendste Ansatz bei der Umsetzung neuer Arbeitsplatzkonzepte und Mobilitätsstrategien die Optimierung der IT. Eine moderne IT spielt eine tragende Rolle bei der Digitalisierung des Unternehmens und wird nach kürzester Zeit vom Kostenfaktor zum Wertfaktor.
So setzen die meisten der neuen Arbeitsplatztechnologien auf eine Cloud-Infrastruktur, wie zum Beispiel die Leuchter CLOUD. Auf Basis derer können leistungsfähige und skalierbare Services bezogen werden. Für den Arbeitsplatz der Zukunft eignen sich virtualisierte Desktops, wie sie beispielsweise mit dem HP Moonshot realisiert werden können. Die Benutzererfahrung, basierend auf Moonshot mit virtualisierten Desktops, ist praktisch auf jedem Endgerät mit jeder Verbindung identisch. Weiterhin sollte die Telefonie arbeitsplatzunabhängig gestaltet werden. Dies ist beispielsweise mit Skype for Business möglich. Mit Skype for Business kann weltweit, ob vom Smart Phone oder vom PC oder vom klassischen IP Telefon sowohl vom Arbeitsplatz als auch von zu Hause aus gearbeitet werden. Dazu bietet Microsoft Skype for Business natürlich optimale Zusammenarbeitsräume an Dokumenten und Video Konferenzen. Da das Endgerät nun ausser Hause geht, ist es wichtig dieses mittels Mobility Device Management, zum Beispiel mit dem Microsoft System Center Mobil Device Manager oder Mobile Iron, optimal zu schützen.
All diese Lösungen sind meistens innerhalb von 6 – 24 Monaten im gesamten Unternehmen implementierbar. Unternehmensentscheider sind deshalb gut beraten, mit Technologieanbietern in Kontakt zu kommen, die möglichst hohen Leistungsanforderungen genügen und gleichzeitig flexible Anpassungen und Erweiterungen erlauben. Nur so ist gewährleistet, dass während und nach dem Veränderungsprozess eine IT-Umgebung geschaffen ist, die eine Balance aus Performance, Usability, Security und Flexibilität herstellt. Wer noch immer Respekt vor modernen Arbeitsplätzen und Mobilstrategien hat, der kann all die genannten IT-Anforderungen vor Implementation einer endgültigen Lösung auch als Software as a Service kurzfristig beziehen. Die sogenannten Cloud-Services versprechen ein einfaches Lizenzmanagement und ermöglichen eine kontinuierliche Erweiterung, sodass alle Anforderungen der Mitarbeitenden an einen mobilen Arbeitsplatz erfüllt werden können.
Was erwartet uns in der Zukunft?
Mitarbeitende werden ihren Aufgaben zukünftig an den Orten nachgehen, die ihnen in ihrer jeweiligen Lebenssituation am produktivsten erscheinen. Sei es im Büro, im Home-Office, im Park, im Coworking Space, im Auto oder im Café. Die zunehmende Flexibilität und Mobilität muss letztlich durch Informations- und Kommunikationstechnologien ermöglicht werden. Dateien und Dokumente müssen in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sein. Und zwar unabhängig vom Aufenthaltsort und der genutzten Hardware des Mitarbeitenden. Microsoft Cortana Analytic Suite oder Microsoft Power BI gehen bereits sehr weit in diese Richtung. Es geht aber noch einen Schritt weiter. Organisationen müssen für die optimale Wettbewerbsfähigkeit leistungsfähige Lösungen für das Finden, Teilen und Bearbeiten von Informationen, Dateien und Dokumenten implementieren. Der Mitarbeitende möchte Informationen auf jedem Gerät verarbeiten, das ihm in der jeweiligen Situation am produktivsten erscheint. Hierzu zeigt Microsoft mit GigJam bereits ganz spannende Ansätze.
Zudem kann es sich kein Unternehmen leisten, die Chancen durch das Internet der Dinge (Internet of things IoT) zu verpassen. Intelligente, miteinander vernetzte Sensoren, Systeme und Produkte, basierend auf dem Internet der Dinge, ermöglichen Unternehmen Geschäftsprozesse automatisierter und effizienter zu gestalten oder sogar neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Vielleicht werden in der Zukunft KFZ-Versicherungsbeiträge auf Basis des Fahrverhaltens festgelegt oder Patienten werden via Ferndiagnose von ihrem Arzt beraten. Anwendungsbeispiele für das Internet der Dinge gibt es viele und je nach Branche sehr unterschiedliche. Charakteristisch für alle ist jedoch der ortsungebundene und geräteunabhängige Ansatz.
Coworking Konzepte als Basis
Schon seit einigen Jahren ermöglichen wir unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitseinsätze, orts- und zeitunabhängig. Diese Möglichkeiten und das damit verbundene Home Office Konzept werden sehr geschätzt und gehören zum kulturellen Transformationsprozess. Anfang 2015 haben wir den nächsten Schritt dieser Transformation vollzogen, indem wir unsere Geschäftsräumlichkeiten für Coworker und Meeting Spaces Mieter geöffnet haben. Aktuell nutzen mehr als 10 Unternehmen und Start-ups regelmässig unsere Arbeitsplätze und Meetingräume.
Diese Öffnung gibt gegenseitige Impulse, motiviert und inspiriert. Jeder Coworker nutzt die bestehenden Facilities. Man trifft sich in der Pause oder bei regelmässig stattfindenden Apéros, Barbecue- und Gipfeli-Treffen. So entstehen spannende Gespräche, ungeahnte Synergien und einfach Denkanstösse, von denen alle profitieren können.
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