Es braucht heutzutage keine besonderen Skills in Webprogrammierung oder Webdesign (mehr), um repräsentative und brauchbare Umfragen mit anschliessender Freigabe im Web zu erstellen. Online-Formulare sind mit dem Werkzeug Microsoft Forms einfach und schnell erstellt und ohne Aufwand im Web publiziert. Relevante Informationen von Teilnehmenden einer Umfrage lassen sich damit auch dementsprechend unkompliziert und verlässlich gewinnen. Alles was es dazu braucht: eine Idee für die Befragung sowie ein Office 365-Abonnement.
Microsoft Forms ist eine Webapplikation und steht jedem lizenzierten Office365-Benutzer zur Verwendung frei. Es muss sich aber um einen Business-, Enterprise oder EDU-Plan handelt und der Cloud-Administrator des Unternehmens sollte die Nutzung nicht unterbunden haben. Die Benutzung erfordert keine spezifischen Statistik-Kenntnisse oder das Wissen über die Erstellung von Umfragen. Ein Online-Formular zu erstellen geht in wenigen Klicks, und sämtliche Antworten der Teilnehmenden werden in einer Excel-Liste übersichtlich zusammengefasst. Teilnehmende brauchen nicht zwingend ein Microsoft-Konto; die Umfrage kann also von beliebigen Personen über einen beliebigen Webbrowser ausgefüllt werden.
Verschiedene Designs und Fragetypen
Aus einer Auswahl an verschiedenen Designs kann das gewünschte Standard-Layout für die Umfrage ausgewählt werden. Die Möglichkeiten zur Anpassung an das firmeneigene Corporate Design sind dabei eher beschränkt; lediglich ein paar vorgefertigte Farbschemata stehen zur Verfügung. Daneben besteht die Möglichkeit zum Hochladen einer Grafik, welche dann als Hintergrund der Umfrage angezeigt wird. Das ist aber auch schon alles. Design und Anpassungsmöglichkeiten sind eher schlicht gehalten.
Die Erstellung von Frage-Items geht sehr intuitiv. Weiss man, welche Art von Antwort für eine Frage benötigt wird, so ergibt sich daraus der entsprechende Fragetyp. Zur Auswahl stehen dabei: Einfach- oder Mehrfachauswahl aus beliebigen Optionen, ein- oder mehrzeiliger Text, Bewertung mittels Skala oder «Sternli» sowie Datumseingabe. Zusätzliche Fragetypen lassen sich leider nicht hinzufügen. Via Mausklick lässt sich ein neues Frage-Item erstellen und dem Fragetyp entsprechend konfigurieren:
Einfache Möglichkeiten zur Überprüfung der Benutzereingaben ergeben sich durch ein paar wenige, aber nützliche (optionale) Validierungsoptionen, die man beim Festlegen der Frage gleich angeben kann:
Zu guter Letzt: das Festlegen von einfachen «Wenn-Dann»-Verzweigungen, welche den Umfrage-Verlauf in Abhängigkeit der gegebenen Antwort des Umfrage-Benutzers beeinflussen, steht als Option in der Umfrage-Konfiguration zur Verfügung. Die Möglichkeiten dabei sind zwar nicht allumfassend aber sicherlich für viele Anwendungsfälle genügend.
Einfache Veröffentlichung und Auswertung der Ergebnisse
Die Veröffentlichung der fertigen Umfrage geschieht über die Schaltfläche «Teilen». Der Mechanismus generiert Weblinks, die entweder zur Eingabe von Antworten oder zur Bearbeitung der Umfrage führen. Beide Links lassen sich dahingehend konfigurieren, ob die Zugriffsbeschränkung auf Personen innerhalb des Unternehmens gelten soll oder ob der Zugriff jedermann (also auch externen Personen) gewährt wird. Die Verteilung bzw. die Benachrichtigung des Links (oder eines automatisch generierten QR-Codes mit dem Link) kann dann in gewohnter Manier via E-Mail erfolgen. Sogar die Integration der Umfrage per iFrame in einen externen Webauftritt geschieht via Mausklick. Die Umfrage-Einstellungen ermöglichen ferner die Festlegung eines Start- und Enddatums für die Umfrage.
Die Umfrageergebnisse sammelt Forms zentral und fasst diese in einer Übersicht summativ, grafisch aufbereitet zusammen. Komplexere Auswertungsfunktionen fehlen und müssten «von Hand» umgesetzt werden. Das geht beispielsweise mit Excel: sollen die Ergebnisse weiterverarbeitet oder ausgewertet werden, so lassen sie sich ohne Aufwand als Excel-Datei abspeichern. Sogar Detailergebnisse können auf Wunsch per Knopfdruck ausgewertet werden.
Fazit
Microsoft Forms steht allen Benutzern mit einer Business-, Enterprise- oder EDU-Lizenz in der Funktion vollumfänglich zur Verfügung. Auch wenn die Auswahl der Fragetypen sowie Validierungs- und Einstellungsoptionen den Einsatz-nutzen von Forms unter gewissen Umständen limitiert, lässt sich das Tool in mehreren Anwendungsfällen sinnvoll einsetzen. Insbesondere dann, wenn es dabei um die schnelle und einfache Erstellung von Onlineumfragen geht. Der Verteilmechanismus – auch an firmenexterne Benutzer – sowie die Verwaltung der Ergebnisse ist überschaubar und lässt sich äusserst leicht und intuitiv bedienen. Deren Export nach Excel erfolgt auf Mausklick, was sich auf eine spätere Verwendung oder die Speicherung der Ergebnisse sicherlich positiv auswirkt. Insgesamt muss man sich beim Einsatz von Forms allerdings bewusst sein, dass es sich um ein Tool handelt, welches den «schnellen und produktiven» Einsatz fördert. Dafür verzichtet das Tool auf gewisse «tiefgründigere» Funktionalität, welche dessen Anwendung aber sicherlich komplexer machen würde.
Ein Beispielformular sagt mehr als tausend Worte
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