Der Dokumenten-Ablage-Prozess ist meist ein unklarer und manueller Vorgang, der ohne technische Unterstützung oder Hilfestellung abläuft. Hinzu kommt, dass oftmals Dokument-Vorlagen oder Formular-Vorlagen fehlerhaft sind oder erst gar nicht vorhanden sind. Was sollen Unternehmen tun, damit sich diese Arbeiten schnell, zuverlässig und automatisiert erledigen lassen?
In fast allen Abläufen und Prozessen innerhalb Ihres Unternehmens spielen Formulare und Dokumente eine tragende Rolle – sie stehen entweder am Anfang eines Prozesses oder werden währenddessen generiert, ausgefüllt oder bearbeitet. Es wird darauf vertraut, dass der Mitarbeitende die nötigen Dokumente korrekt in der Ablage, im DMS oder im Archiv ablegt. Vertrauen ist gut, Kontrolle fast unmöglich!
Eine Dokumentensoftware wie Docugate hilft Ihnen dabei, diese Prozesse zu digitalisieren, effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Docugate übernimmt das Erstellen und unterstützt das Bearbeiten und Ablegen von Formularen und Dokumenten. Weil alle Ihre Formulare und Vorlagen zentral über Docugate verwaltet werden, haben Sie keine Redundanzen und müssen bei Änderungen an Textvorgaben und Layouts nur eine Vorlage oder einen Textbaustein anpassen.
So automatisierten Sie Ihre Dossier-Ablage
Beispiel «Dossier-Ablage»: Sie haben im Rahmen eines Prozesses für einen Kunden verschiedene Dokumente erstellt – vorzugsweise über Docugate, damit Sie alle nötigen Informationen für die Ablage zur Hand haben. Einfache Funktionen in Office, welche von Docugate zur Verfügung gestellt werden, lassen Mitarbeitende das Dokument im Ablagesystem – beispielsweise in Systemen wie Sharepoint, IMTF Hypersuite, Enaio, ELO, etc. – speichern. Weil Docugate das Dokument und seine Entstehungsgeschichte und Kundenverknüpfung bereits kennt, entfällt eine nochmalige Verschlagwortung oder Dateneingabe. Der Speicherort kann automatisch vorgegeben werden und eine erneute Angabe von Informationen wie Klassifizierung, Dokumentart oder Formularcode ist nicht nötig. So kann ein anderer Mitarbeitender oder eine berechtigte Abteilung unkompliziert das Dokument öffnen, visieren und dem ursprünglich Verantwortlichen zurückgeben. Der Docugate Output-Manager stellt sicher, dass allfällige Wasserzeichen, elektronische Unterschriften oder Strich-/QR-Codes korrekt gedruckt werden.
Änderungsprozesse an Vorlagen und Formularen werden einfacher und effizienter
Der grosse Vorteil eines Vorlagenmanagement-Systems wie Docugate mit einer zentralen Formular-, Vorlagen- und Textbausteinverwaltung liegt auf der Hand: Sie können Informationen für das Ablagesystem bereits bei der Verwaltung der Vorlage oder beim Erstellen des Dokuments vorgeben. Mitarbeitende müssen sich darum nicht mehr kümmern. Der Prozess wird effizienter, einfacher und ist weniger fehleranfällig. Zudem wird der interne Änderungsprozess an Vorlagen oder Formularen zum Kinderspiel. Egal ob Sie die Formulare und Dokumente manuell erstellen oder direkt in Ihr Software-System einbinden, sie können automatisiert abgelegt werden, sind einheitlich, entsprechen den Compliance-Vorschriften und den CI/CD-Vorgaben und haben automatisch den richtigen Absender inklusive Logo und Ansprechpersonen in der Kopf- und Fusszeile.
