Datenverluste und Synchronisationsprobleme beim Online-Datenzugriff sind für eine Tourismus-Region nicht tragbar

Auch im Bereich der IT-Infrastruktur arbeiten die Partner an dem Ziel, dezentrale Zugriffsmöglichkeiten und eine gemeinsame Datenverwaltung zu schaffen. Hierfür sind sie von ihrem IT-Infrastruktur-Partner, der Net-Design AG beraten und betreut worden. Diese haben für die Zentrale und acht weitere Aussenstellen SharePoint Online als Datenspeicher in der Cloud für einen ortsunabhängigen Zugriff implementiert. Da man als Tourismusregion vor allem im Bereich Marketing und Kommunikation auf eine Vielzahl von Bildern und Videos zugreifen muss, liegen auf diesem Datenspeicher sehr grosse Datenmengen, deren Zahl stetig wächst.

Nach der Einführung von SharePoint Online und der Überführung aller Daten auf die Online-Plattform erlebte die Tourismus Engadin Scuol Samnaun Val Müstair AG (TESSVM) plötzlich auftretende und schwer nachvollziehbare Synchronisationsprobleme sowie Datenverluste von wichtigen Dateien und Dokumenten. Die Probleme konnten zunächst nicht eruiert werden. Doch nach dem Beizug von Spezialisten für Modern Workplace der Leuchter IT Solutions AG, konnten die Probleme ausfindig gemacht und ein Massnahmenplan für die Optimierung erstellt werden. Heute greifen die Mitarbeitenden über eine Einstiegsplattform auf die für sie notwendigen Daten sicher und geschützt zu.

IT-Infrastrukturpartner zieht Spezialisten für SharePoint Online der Leuchter IT Solutions AG bei

Der IT-Partner Erwin Schöpfer der Net-Design AG empfahl, die Leuchter IT Solutions als erfahrenen Partner für die Microsoft Cloud heranzuziehen: Tobias Maestrini und sein Team ist spezialisiert auf Realisierungen von produktiven Cloud-Lösungen mit Office 365 und kennt daher die Unternehmensplattform SharePoint online sowie dessen Herausforderungen bestens.

Auf der Suche nach dem Ursprung der Datenverluste und Synchronisationsprobleme

«Da sich der Grund für die Probleme nicht auf den ersten Blick erkennen liess, starteten wir mit einer präzisen Analyse der Probleme und erstellten basierend auf unseren Feststellungen ein Projektkonzept mit einem detaillierten Massnahmenplan», erklärt Tobias Maestrini die Herangehensweise. «Für uns war das Ziel des Projektes, dass die Cloud reibungslos arbeitet und alle Bedürfnisse der TESSVM-Mitarbeitenden erfüllt werden», fasst Marcus Esser zusammen. Im Juni 2019 startete man mit der Analyse- und Planungsphase und realisierte bereits im August die Umsetzung des Massnahmenplans.

Methodisches Vorgehen zur Fehlerbehebung

Während der Analyse konnten die möglichen Ursachen der Probleme eruiert sowie die damit einhergehenden Schwierigkeiten dem Kunden aufgezeigt werden. Die auf der Unternehmensplattform SharePoint Online abgelegten Files unterschiedlicher Arten und Einsatzzwecke befanden sich in einer einzelnen Dokumentbibliothek, die wiederum in Ordnergruppen untergliedert war. Die auftretenden Seiteneffekte der anfangs geschaffenen Struktur und Datenbasis resultierten aus der grossen Datenmenge in einer einzigen Dokumentbibliothek und aus den stetigen Synchronisationsaktivitäten aller Benutzer. Diese schränkten das System hinsichtlich Zuverlässigkeit, Performance und Produktivität enorm ein. Tobias Maestrini stellte dem Team der TESSVM AG ein Konzept zur Überführung des aktuellen Datenstamms in eine neue Datenstruktur, basierend auf folgenden drei Grundpfeilern, vor:

1. Zerlegung des aktuell sehr umfangreichen Datenstamms in kleine Datenrepositories
2. Aufbrechen der bestehenden Datenstruktur und Erstellung einer neuen Struktur, basierend auf Abteilungen des Unternehmens oder Use Cases
3. Ausschluss gewisser Teile der neuen Struktur von den Möglichkeiten zur Synchronisation der Cloudspeicher mit dem Betriebssystem auf den lokalen Clients

In Folge würden die Mitarbeitenden neu also auf eine veränderte Datenstruktur und zusätzlich ausschliesslich auf jene Dokumentbibliotheken zugreifen können, welche für sie tatsächlich relevant wären. Einschränkungen der Synchronisationsmöglichkeiten gewisser Bibliotheken würden zudem sicherstellen, dass gewisse Dokumenttypen nur online verfügbar wären und die Auslastung im internen Netzwerk sowie auf den lokalen Datenspeichern der Clients reduziert würde. Somit würden sich auch die Synchronisationskonflikte bei stark frequentierten Daten verringern.

Sofortige Umsetzung des Massnahmenplans zum Schutz der Daten in SharePoint Online

«Leuchter konnte uns eine präzise Analyse und einen detaillierten Massnahmenplan vorlegen. Das überzeugte uns», so Marcus Esser. Dementsprechend startete man mit der Umsetzung der auf den obigen Grundpfeilern basierenden Massnahmen im August 2019, die innerhalb von zwei Wochen erfolgte. «Der Informationsaustausch zwischen Leuchter und der TESSVM während der verschiedenen Phasen hat sehr gut funktioniert. Es unterliegt einer besonderen Herausforderung, alle Strukturänderungen zeitnah bei den Mitarbeitenden zu verankern.»

Seit der Umstellung gab es bis heute keine Datenausfälle oder Synchronisationsprobleme mehr. Die angestrebte und zur Verbesserung der Situation nötige Datenmigration verlief dank der sorgfältig konzipierten und umgesetzten Vorbereitungsarbeiten seitens TESSVM sowie Leuchter IT Solutions AG planmässig. Weil die zu migrierende Datenbasis eine hohe Anzahl an Files kleineren oder grösseren Datenvolumens enthielt, wuchs das Migrationsvolumen auf mehrere hundert Gigabyte Daten an. Diesem Umstand trug ein inkrementeller Migrationsansatz entsprechend Rechnung. In einem ersten Schritt wurde dabei die existierende Datenstruktur durch den Kunden in kleinere «Migrationspakete» zerlegt, welche im Anschluss daran durch weiterführende Massnahmen der Leuchter IT Solutions AG sukzessive in die neue Zielstruktur überführt wurden. Nach und nach liessen sich dadurch schrittweise alle Daten an den neuen Zielort verschieben.

Automatisierte Backup-Lösung schützt zusätzlich vor Datenverlusten

Die Leuchter IT Solutions AG empfahl dem IT-Verantwortlichen zudem den Einsatz einer automatisierten Backup-Lösung wie Leuchter CLOUD Office 365 Backup, um durch diese Absicherung einem möglichen Datenverlust der Online-Daten vorzubeugen.

Portalseite als Einstiegsseite zur Dokument-Datenbank für Mitarbeitende

Als weitere Empfehlung von Tobias Maestrini wäre eine Portalseite fürs Unternehmen auf der Basis von Sharepoint Online in Betracht zu ziehen. Diese dient der besseren Übersichtlichkeit und den Mitarbeitenden als Einstiegsbereich für die Dokumentdatenbank und weitere Tools.