Effiziente Datenintegration für automatisierte Dokumentenerstellung

mit dem Docugate Data Repository

Das Data Repository von Docugate ist ein zentrales Element in der Infrastruktur für die Dokumentenerstellung. Es ermöglicht die nahtlose Integration und Verwaltung von Daten aus verschiedenen Quellen, die für die Personalisierung und Erstellung von Dokumenten notwendig sind. Dies umfasst eine breite Palette von Daten, von Firmen- und Benutzerdaten bis hin zu spezifischen Kundendaten wie Anreden, E-Mails und Adressen.

Integration von Drittsystemen:

Das Data Repository kann effektiv Daten aus verschiedenen externen Systemen importieren. Ob es sich um Daten aus einer CRM-Software, einem ERP-System oder einer Projektverwaltung handelt, Docugate kann auf diese Daten zugreifen und sie für die Dokumentenerstellung nutzen.

Interne Datenverwaltung:

Neben der Integration externer Datenquellen bietet das Data Repository auch die Möglichkeit, Firmen- und Benutzerdaten direkt innerhalb von Docugate zu verwalten. Diese Daten können wahlweise in Microsoft Access oder einem SQL-Server gespeichert und verwaltet werden.

Caching und Wiederverwendung von Daten:

Docugate merkt sich alle jemals verwendeten Adressdaten in einem Cache und ermöglicht es, diese Informationen schnell über eine Suchfunktion wieder aufzurufen. Dies beschleunigt die Dokumentenerstellung erheblich und verbessert die Nutzererfahrung.

Flexible Datenformatierung und -kombination:

Der Data Manager, ein Kernbestandteil des Data Repository, ermöglicht das Auffinden und korrekte Einlesen der gewünschten Daten gemäß definierten Suchkriterien. Er unterstützt zudem die Kombination verschiedener Datenquellen und die flexible Anpassung der Datenformate an die Anforderungen spezifischer Dokumente.

Dynamische Personalisierung:

Die Fähigkeit, Daten dynamisch zu personalisieren und zu kombinieren, verringert die Notwendigkeit, zahlreiche spezifische Vorlagen zu erstellen und zu pflegen. Dies führt zu signifikanten wirtschaftlichen Vorteilen durch die Reduktion von Vorlagen und die Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement.

Mitarbeiterdaten

Docugate bietet eine umfassende Mitarbeiterverwaltung, die es ermöglicht, alle erforderlichen Benutzerstammdaten effizient zu verwalten. Diese Daten werden bei der Dokumentenerstellung in Echtzeit eingefügt, was eine dynamische Personalisierung der Dokumente mit den neuesten Informationen gewährleistet. Je nach Bedarf kann die Verwaltung dieser Daten zentral durch einen Administrator oder dezentral durch jeden Benutzer erfolgen. Wenn Mitarbeiterdaten bereits in Drittsystemen wie Active Directory oder anderen datenbankbasierten Applikationen vorhanden sind, ermöglicht Docugate eine nahtlose Anbindung an diese Systeme.

Firmendaten

Docugate bietet eine detaillierte Firmen- oder Standortverwaltung, welche die Verwaltung und Nutzung von Firmendaten in Dokumenten erleichtert. Diese Daten werden „on time“ direkt in die Dokumente eingebettet, was eine flexible und genaue Dokumentenerstellung ermöglicht. Administratoren können eine unbegrenzte Anzahl von Firmen und Standorten verwalten und auswählen, welche für bestimmte Dokumente verwendet werden sollen. Dies ermöglicht die dynamische Integration relevanter Firmendaten in die erstellten Dokumente. Ähnlich wie bei den Mitarbeiterdaten können auch hier bereits existierende Firmendaten aus Drittsystemen integriert werden, um Redundanzen zu vermeiden.

Kunden- / Adressdaten

Im Docugate Data Repository sind diverse Anbieter integriert, die Zugriff auf unterschiedliche Adressdatenbanken für Kundenadressen ermöglichen. Die Adressprovider von Docugate gestatten es, Adressen entsprechend den Suchkriterien aus verschiedenen Quellen zu ermitteln und korrekt formatiert für die Dokumentenerstellung zu übernehmen. Dies erhöht die Effizienz und Genauigkeit der adressbezogenen Daten in Kommunikationsmaterialien.

Zugriffsarten

Docugate unterstützt verschiedene Technologien für den Zugriff auf die Datenprovider, was eine flexible und effiziente Datenintegration ermöglicht.

Diese Technologien gewährleisten eine robuste und vielseitige Anbindung, um eine nahtlose Datenverwaltung und -nutzung innerhalb des Docugate Systems zu ermöglichen.

OLE-DB
LDAP
MAPI
Webservices
SQL Native

Effizienzsteigerung:

Schneller Zugriff auf benötigte Daten beschleunigt die Dokumentenerstellungsprozesse.

Kosteneinsparung:

Weniger manuelle Dateneingaben und geringerer Aufwand für die Vorlagenverwaltung reduzieren die Betriebskosten.

Fehlerreduktion:

Automatisierte Datenübernahme minimiert Fehler bei der Dateneingabe und verbessert die Dokumentenqualität.

Flexibilität:

Anpassungsfähigkeit an verschiedene Datenquellen und Formate erhöht die Anwendbarkeit für diverse Geschäftsszenarien.

Optimieren Sie Ihre Dokumentenprozesse mit dem Docugate Data Repository

Entdecken Sie, wie das Data Repository Ihre Datenintegration und Dokumentenerstellung vereinfachen kann. Kontaktieren Sie uns für eine detaillierte Demonstration oder weitere Informationen, wie das Docugate Data Repository Ihre Effizienz und Produktivität steigern kann. Nutzen Sie die fortschrittlichen Möglichkeiten von Docugate, um Ihre Datenverwaltung und Dokumentenerstellung zu revolutionieren.