So lassen sich mit Docugate Web individuelle Dokumente webbasiert und dynamisch erstellen, personalisiert auf Basis von Metadaten. Vorlagen müssen somit nicht mehr in verschiedenen Systemen gepflegt, sondern können zentral über Docugate abgerufen werden.
Personalisierungsdaten dynamisch oder zentral
Dank der Personalisierung sind die Dokumente mit Mitarbeiterdaten versehen. Hierfür werden meist bestehende Datenquellen wie das «Active Directory» genutzt, es können aber auch andere Datenbanken angebunden werden. Weitere Absenderinformationen wie Firmenadresse oder Impressum sind ebenfalls einheitlich, sie werden entweder einmalig und zentral als Textbaustein hinterlegt oder dynamisch von einem Drittsystem («Active Directory» o.ä.) übernommen.
Die Lösung auf Browser-Basis ermöglicht auch die Nutzung von unterwegs, ohne mit dem Firmennetzwerk verbunden zu sein. Die erstellten Dokumente lassen sich danach wie gewohnt mit Office für Windows, Office für Mac oder anderen Applikationen öffnen.
Dokumenterstellungsprozess & -bearbeitung direkt in den Office-Apps
In Kombination mit weiteren (optionalen) Docugate-Komponenten lässt sich für den Benutzer ein simpler, aber doch in die bestehenden Office-Apps integrierter Dokumenterstellungsprozess gestalten. Beispielsweise erlaubt das Docugate Ribbon, den Vorlagenaufruf in Office-Anwendungen wie z.B. Word zu integrieren. Mit dem SharePoint Online Plugin kann der Benutzer seine Dokumente direkt aus dem Intranet/Extranet heraus erstellen. Und die Docugate Taskpane bzw. das Web-Addin ermöglicht ihm, die Metadaten nach dem Erstellen des Dokuments erneut aufzurufen und zu verändern.
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