Sie kennen das: Häufig kann ein Formular zwar digital ausgefüllt werden, aber zum Schluss braucht es trotzdem eine physische Unterschrift. Dazu muss der Endkunde das Formular ausdrucken und der Empfänger zur Dateiablage auch wieder einscannen. Mit Texterkennungstechnologien und QR-Codes ist das zwar einfacher geworden, trotzdem führt der Medienbruch zu Unzufriedenheit beim Endkunden sowie Mehraufwand und Kosten beim Empfänger.
Mit den Signing-Funktionen von Docugate machen Sie physischen Ausdrucke überflüssig, weil die Formulare durch Ihre Endkunden einfach und sicher elektronisch signiert werden können und im Anschluss digital bei Ihnen eintreffen.
(Wie Sie nebst ihren internen Dokumenten auch externe Formulare von ihren Endkunden via Docugate Forms ausfüllen lassen können, haben wir bereits aufgezeigt: Online-Formulare: Eine weitere Einsatzmöglichkeit für Docugate)
Wie läuft das ab? Signieren via Handy-App
Sobald das Formular bzw. Dokument erzeugt wurde, wird es automatisch auf der Signier-Plattform abgelegt und dem Benutzer via Webbrowser angezeigt:
Der Endkunde gibt seine Unterschrift via QR-Code und Handy frei. Falls nötig, werden weitere Personen zur Unterschrift eingeladen (z.B. per E-Mail).
Zum Schluss wird das digital signierte Formular automatisch an den Empfänger weitergeleitet. Sinnvollerweise wird dieser Schritt auch direkt in die IT-Prozesse des Empfängers integriert und diese dadurch optimiert.
Natürlich kann der Benutzer sein unterschriebenes Dokument als Kopie herunterladen und bei sich abspeichern.
Voraussetzungen beim Endkunden
Elektronisch und rechtsgültig signieren war noch nie so einfach. Mit der My Swisscom App ist der Endkunde identifiziert und kann dadurch seine Signatur bestätigen, das Handy dient also als sogenannter «Zweiter Sicherheitsfaktor». Im Idealfall hat der Endkunde die App bereits eingerichtet, weil er z.B. Swisscom-Kunde ist oder er sie für eine andere Dienstleistung bereits benutzt hat. Zur Einrichtung der Swisscom-App muss der Endkunde einzig einmalig seinen Pass oder die Identitätskarte bereithalten (das dauert nur wenige Minuten, er muss kein Swisscom-Kunde sein). Danach kann die App auch für Identifikationsdienstleistungen anderer Firmen oder Behörden genutzt werden.
Integration via API: Auch für Nicht-Docugate-Dokumente
Selbstverständlich können auch Dokumente und Formulare signiert werden, welche nicht über Docugate erstellt wurden. Der offene Schnittstellen-Ansatz via API ermöglicht die Integration in BPM-Engines und Content Management Systeme (Formulare auf der Firmenwebseite) bzw. Prozesse, die dadurch vollständig digitalisiert werden können. Für Formulare, die der Endkunde via Webseite ausfüllen soll, bietet sich beispielsweise Docugate Forms an. Über unsere Datendrehscheibe-Plattform beeIO lassen sich zudem Standard-Produkte wie SharePoint, Dynamics oder die mächtige Power Plattform mit der Signaturmöglichkeit verbinden.
Bewährte Partner
Für die Signier-Plattform und das Identitäts-Management greifen wir auf die Kompetenz von Swisscom Sign und Ajila zurück. Uns sind Partnerschaften mit spezialisierten Unternehmen wichtig, um Ihnen und Ihren Kunden eine massgeschneiderte Lösung anbieten zu können.
Haben wir ihr Interesse geweckt? Gerne zeigen wir ihnen die Möglichkeiten und Funktionsweise unverbindlich in einer Demo.
Kontakt
Eine Übersicht über die Gesamtproduktpalette von Docugate finden Sie hier. Gerne erläutern wir Ihnen die Themen im Detail an einer Demo. Verwenden Sie dazu das Kontaktformular.
