So gibt es in den Unternehmen selbst teilweise gar kein VBA-Know-How mehr, da der Mitarbeitende ausgetreten ist und die Lösungen kaum dokumentiert wurden. Wenn diese VBA-Lösungen also nicht mehr funktionieren oder aktualisiert werden müssen, kann es schwierig werden. Die externen Partner bzw. deren zuständige Programmierer sind dann manchmal gar nicht mehr am Markt oder müssen sich nach vielen Jahren erst aufwendig in die Lösung einarbeiten, um sie warten zu können.
Es geht mittlerweile auch (fast) ohne VBA
Umso wichtiger ist es, Unternehmen, die VBA (noch) einsetzen, die heutigen Alternativen aufzuzeigen, welche die gleiche Funktionalität mit einigen Vorteilen gegenüber komplizierten VBA-Skripten und -Makros bieten. Eine solche Alternative möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag gerne am Beispiel des Kreditberatungsprozesses in der Nidwaldner Kantonalbank aufzeigen.
Ein klares Ziel: möglichst wenig VBA-Individualcode
Wir hatten von der NKB den Auftrag die bestehenden VBA-Logiken für den Prozess der Kreditberatung durch eine komfortable Lösung mit Docugate und der vorhandenen Schnittstelle zu Finnova zu ersetzen. Das Ganze Projekt sollte unter folgenden Prämissen umgesetzt werden:
- Es sollte möglichst wenig VBA-Individualcode verwendet werden
- zukünftige Anpassungen sollten durch die IT der NKB weitestgehend selbständig durchgeführt werden können
- der bestehende Datenexport aus dem Core-Banking-System (Finnova KB) sollte verwendet werden
Auch bei der NKB gab es die Herausforderung von komplexen vorhandenen VBA-Logiken, welche aber nur teilweise dokumentiert waren.
Der Kreditberatungsprozess bei der NKB
Der Kreditberatungsprozess gliedert sich bei der NKB wie folgt:
- die KundenberaterInnen erfassen die Daten in einem externem Tool und sind für die gesamte Dossiererarbeitung zuständig
- es erfolgt zunächst eine Zinssatzberechnung
- das Kreditdienstleistungscenter, also das Backoffice, erhält von den Kundenberatern jeweils ein komplettes Dossier mit einem Produkteblatt, welches aus einem externen Tool generiert wird
- das Kreditdienstleistungscenter pflegt die Daten anschliessend manuell in Finnova ein
- aus dieser Datengrundlage werden die benötigten Dokumente erzeugt per Buttonklick
- der Button „Liste generieren“ erstellt regelbasiert aus Finnova die benötigten Dokumentenlisten
- das zu erstellende Dokument wird selektiert
- für spezielle Produktvarianten kann mithilfe einer Checkbox definiert werden ob eine Tranche aktiv ist oder nicht
- Dokumente werden gedruckt
Zahlreiche Vorteile im Vergleich zu vorher
Zusammenfassend kann man sagen, dass der Kreditberatungsprozess bei NKB nun zentralisierter, unkomplizierter, performanter, fehlerfreier und einfacher zu warten ist als vorher. Hier einige der konkreten Verbesserungen:
- die Dateneingabe ist nun zentralisiert und nicht mehr in mehrere VBA-Schritte bzw. an verschiedenen Orten unterteilt
- die Dokumenterstellung kann nun direkt aus Finnova per Docugate mit schon importierten Daten gestartet werden
- das neue Listen-Snapin ohne VBA ist deutlich performanter
- Pflichtfelder können nun einfach definiert werden, damit notwendige Daten auch immer vorhanden sind und Dokumente mit fehlenden Daten gar nicht erst erstellt werden können
- Anpassungen durch Optionen bzw. Konditionen etc. benötigen keine VBA-Modifikationen mehr
- auch Mitarbeitende ohne grosse IT-Kenntnisse können selbst mit grundlegendem Office-Wissen benötigte Anpassungen, z.B. bei Formularen, eigenständig vornehmen
- optionale Textbausteine nach speziellen Bedingungen, wie sie bei Banken häufig benötigt werden, können einfach eingefügt werden
- Amortisationen, welche früher manuell eingepflegt wurden und dann nur im Dokument zur Verfügung standen, können jetzt ohne Medienbruch umgesetzt werden
- die Wartbarkeit des gesamten Systems wurde massiv erhöht
Neben den vielen schon genannten Vorteilen ist natürlich auch weniger Komplexität und damit weniger Abhängigkeit von VBA-Spezialisten ein wichtiger Aspekt für Unternehmen. Kreditberatung in Banken ist hierbei aber nur ein Beispiel für unzählige KMU-Dokumentprozesse, die sich durch intelligente und individuelle Automatisierungen auch ohne VBA vereinfachen, optimieren und fehlerfreier gestalten lassen. Natürlich überzeugt nichts besser als eine Live-Demonstration der Möglichkeiten, Vorteile und Prozess-Verbesserungen.
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