Einfache und selbst verwaltbare Vorlagen-Administration

Allreal Gruppe

Allreal zählt zu den grössten Immobiliengesellschaften der Schweiz. Das Portfolio umfasst hochwertige Geschäfts- und Wohnliegenschaften. Darüber hinaus bietet das Unternehmen umfassende Dienstleistungen, die den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie abdecken. Bereits in den 1970er Jahren entwickelte sich das Unternehmen als Oerlikon-Bührle Immobilien AG zu einem bedeutenden Immobilien- und Bauunternehmen in der Region Zürich. Seit 2000 ist Allreal eigenständig sowie an der SIX Swiss Exchange gelistet.

Im Laufe der Jahre hat Allreal das Immobilienportfolio erfolgreich ausgebaut und besitzt nun Anlagen im Wert von ca. CHF 5 Mrd. Zu den grössten und bedeutendsten Projekten zählen beispielsweise das Richti-Areal in Wallisellen ZH, das Escher-Wyss-Areal in Zürich-West oder das Bülachguss in Bülach ZH. Seit 2021 ist die Allreal Gruppe auch im Bereich Wohnen in der Westschweiz tätig.

Aufgrund der digitalen Transformation und Änderungen an der IT-Umgebung stellte sich die bisherige Software als nicht mehr zeitgemäss und anpassungsfähig genug für zukünftige Entwicklungen heraus. Aus diesem Grund wurde nach einer einfachen und flexiblen Lösung gesucht, die diese Anforderungen erfüllt.

Einfache und selbst verwaltbare Vorlagen-Administration

Die Herausforderung: Optimierung der Vorlagen und Dokumenten-Erstellung

Im täglichen Immobilien-Business spielt Zeit eine entscheidende Rolle. Des Weiteren gibt es zahlreiche wiederkehrende Aufgaben, die den Arbeitsfluss beeinträchtigen. Daher werden häufig bereits vorbereitete Vorlagen und Formulare verwendet, um die entsprechenden Arbeitsschritte zu beschleunigen. Allerdings sind manche Software-Lösungen nicht intuitiv bedienbar und Vorlagen müssen zudem erst von externen Experten bereitgestellt werden.

Doch Allreal strebte eine effiziente und leicht zu bedienende Vorlagen-Administration für die Mitarbeitenden an, um zeitraubende Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen. Ein weiteres entscheidendes Kriterium war die Zukunftstauglichkeit. Keine Insellösung mehr! Künftig muss die Möglichkeit gegeben sein, die Lösung mit anderen Anwendungen zu verknüpfen oder in andere Systeme zu integrieren.

Das Erstellen und Ändern von Vorlagen und Dokumenten ist immer wieder zeitaufwändig und bremst das tägliche Business aus. Deshalb suchten wir nach einer einfachen und leichten Vorlagen-Lösung, die wir selbstständig bedienen und nach unseren Vorstellungen anpassen konnten.

Bruno Schelling

Interner Revisor
Allreal AG

Nach langer Suche fand man eine Vorlagen-Administration, die diesen Anforderungen entsprach und einfach, aber auch leicht skalierbar, war. Schliesslich sollte diese Lösung auch in Zukunft noch lange einsetzbar sein und Zugriff auf die vielen zuvor erstellen Dokumente bieten.

Die Lösung: Leuchter Docugate

Mit Leuchter Docugate wurde man schliesslich fündig – eine flexible und zukunftsfähige Vorlagen-Lösung, die neben einer effizienten Vorlagen-Administration auch Vorteile wie automatisierte Bereitstellung von Informationen bot.
Auch die entgegenkommende und offene Kommunikation von Leuchter sorgte schnell für das nötige Kundenvertrauen und eine effektive Zusammenarbeit.

Neue Dokumente und Formulare lassen sich mit Docugate automatisiert erstellen. Neben einem leicht zu bedienenden und einfach skalierbaren Vorlagenmanagement, erleichtert eine innovative Textbausteinverwaltung die tägliche Arbeit.

Die Umsetzung: leichter als gedacht

Die Docugate-Einrichtung verlief reibungslos und schneller als ursprünglich geplant. Nach anfänglichen Unklarheiten bei der Schulung der Administratoren und der Abstimmung mit den Entwicklern konnte eine optimale Lösung gefunden werden. Die weitere Umsetzung erfolgte schliesslich in kürzester Zeit.

Die Mitarbeitenden waren von Docugate sofort begeistert und die Lösung funktionierte auf Anhieb. Bis heute gab es keine Kritik an der Integration.

Der Erfolg: enorme Arbeitserleichterung und zufriedene Mitarbeitende

Docugate etablierte sich in kürzester Zeit. Statt immer wieder die gleichen Texte ein-zugeben, wurden diese nun automatisiert erstellt und individuell angepasst. Das sorgte für eine enorme Arbeitserleichterung, die viel Zeit einsparte und sich auch in der Zufriedenheit der Mitarbeitenden widerspiegelte.

Auch im Bereich Administration hat sich vieles verbessert. Die Bearbeitung und Änderung von Dokumenten erfolgt nun schneller und einfacher. Letztendlich erwies sich Docugate für Allreal als eine kostengünstige und technisch überzeugende Lösung.

Vorteile auf einen Blick:

Dokumenten-Erstellung leicht gemacht

Effiziente Automatisierung sich wiederholender Eingaben

Weniger Vorlagen und effizientere Verwaltung

Skalierbar und höchst flexibel

Innovative Textbausteinverwaltung

Microsoft Power Platform / SharePoint Online

Docugate Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

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