Prozessoptimierung von Wochen auf Minuten

Allvisa AG

Die Allvisa AG zählt zu den führenden Schweizer Beratungsunternehmen mit Fokussierung auf die berufliche Vorsorge insbesondere Pensionskassen. 2017 wurden die beiden Bereiche Verwaltung und Geschäftsführung von Vorsorgeeinrichtungen aus der Allvisa AG herausgelöst und in die neue unabhängige Firma Allvisa Services AG übertragen. Die Allvisa AG konzentriert sich seither auf die Bereiche Expertentätigkeit, Vorsorgeberatung und Brokerage. Durch die Übernahme der VTR Broker AG 2017 konnte das Dienstleistungsangebot im Brokerage-Bereich weiter ausgebaut werden. Firmenkunden profitieren seitdem zusätzlich von einer professionellen Betreuung in den Bereichen Personen- und Vermögensversicherungen. 2023 wurde die VTR Broker AG in die Allvisa AG integriert.

Prozessoptimierung von Wochen auf Minuten

Doch trotz aller Expansionen und Zusammenschlüsse wurde die Digitalisierung über die Jahre oft vernachlässigt, was dazu führte, dass viele Prozesse noch manuell und papierlastig ablaufen.

Die Herausforderung: Langwierige und wiederkehrende Prozesse

Die jährlichen Standardberichte für den Bereich Pensionskassen waren immer wieder einen Mammutaufgabe. Berechnungen und Grafiken befanden sich in Excel, die Berichte aber im Word. Das führte dazu, dass Berichte vom Vorjahr per Copy-Paste eingefügt werden mussten. Da Word aber mit Excel verknüpft war, gingen diese Verknüpfungen durch das Kopieren verloren. Das heisst: Etwa 100-150 Verknüpfungen mussten manuell wiederhergestellt werden.

Dieses Vorgehen war extrem aufwändig, mühsam und fehleranfällig – und dauerte oft Wochen.

Eine Lösung musste gefunden werden, die diese Prozesse automatisieren und beschleunigen könnte.

Es gibt immer wieder manuelle Aufgaben, die zeitraubend sind und in der heutigen Zeit der Digitalisierung längst der Vergangenheit angehören sollten. Wochenlanges Kopieren, Einfügen und Aktualisieren ist nicht nur Ressourcenverschwendung, sondern hält uns auch von unseren eigentlichen Aufgaben ab.

Marco Heusser

Partner, Pensionskassen-Experte
Allvisa AG

Aus diesem Grund suchte man nach einer Digitalisierungslösung, um solch langwierigen Prozesse zu beschleunigen.

Die Lösung: Excel-Add-in und Docugate

Dank der zentralen Vorlagen-Verwaltung und der offenen Schnittstellen von Docugate Cloud kann über eine neue Funktion in Excel direkt ein entsprechender Word Bericht erstellt werden. Die Mitarbeitenden wählen einfach eine Excel-Datei aus und können dann mit den gewünschten Inhalten automatisch einen Bericht in Word erstellen lassen.

Häufig wiederkehrende Textbausteine können zudem gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden. Die Erstellung der Standardberichte konnte dadurch erheblich verkürzt werden – von Stunden auf Minuten.

Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Die Umsetzung durch Leuchter verlief zügig und einwandfrei. Für Allvisa waren solche Projekte dagegen eher neu – und so dauert es etwas, bis beide in den richtigen Rhythmus gefunden hatten.

Dank der hervorragenden Schulung der Mitarbeitenden und der intuitiven und benutzerfreundlichen Gestaltung der Software sorgte die neue Lösung innerhalb kürzester Zeit für erste Erfolge. Viele Änderungswünsche liessen sich sogar selbst realisieren, so einfach war die Lösung. Auch die Migration bestehender Berichte und Vorlagen in die Docugate Cloud verlief schnell und reibungslos.

Durch die Unterstützung der Leuchter-Techniker stand zudem immer ein Ansprechpartner zur Seite, der unbürokratisch sofort mit Rat und Tat helfen konnte.

Der Erfolg: der Turbo für die Berichtserstellung

Viele Software-Lösungen machen grosse Versprechungen und können diese am Ende kaum halten. Bei diesem Projekt lässt sich der Erfolg sogar messen:

Die Zeitersparnis betrug 2-3 Std. pro Bericht – und das bei 60-80 Standardberichten. Daraus ergibt sich eine Zeitersparnis zwischen 120 und 240 Stunden oder 3-6 Wochen Arbeitszeit!

Mittlerweile nutzen ca. 12 Personen dieses Tool. Auftraggeber wie auch Partner sind von den Vorteilen überzeugt.

Für Allvisa hat sich das Excel-Add-In und die Docugate Cloud als ideales Power-Duo erwiesen, das viel Zeit spart und die Berichtserstellung erleichtert.

Vorteile auf einen Blick:

Dokumenten-Erstellung leicht gemacht

Wiederverwendung von Daten aus Excel

Massgeschneiderte Integration in Office

Skalierbar und höchst flexibel

Innovative Textbausteinverwaltung

Docugate Cloud

Excel Add-In

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

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