Prozess-Automation und Daten-Zentralisierung bei GGZ@Work

Herausforderungen im Spannungsfeld

Der Erfolg des sozialen Auftrags der GGZ@Work misst sich unter anderem auch an der Zufriedenheit der Klienten und Sozialdienste. Letztere achten als Auftraggeber der GGZ@Work auf Effektivität und somit darauf, wie viele Personen wieder in den ersten Arbeitsmarkt vermittelt werden. GGZ@Work war vor dem Einsatz von ALBJ und Docugate dezentral organisiert, die Betriebe verfügten über eigene Infrastrukturen. Somit wurden auch Daten von Klienten in jedem Betrieb separat erfasst und abgelegt, was beispielsweise bei einem Betriebswechsel eines Klienten zu einem hohen Informationsbedarf führte und insgesamt ineffizient war. Dank der Vorlagenmanagement-Lösung «Docugate» und der Klientenverwaltungssoftware «ALBJ» – gleichzeitig eine Art Datenbank und Schnittstelle zu Docugate und vorhandenen Umsystemen – werden die Daten der Klienten jetzt zentralisiert erfasst und gespeichert. Diese können nun jederzeit, je nach Berechtigungsstufe, von allen Betrieben aus eingesehen und verändert werden. Mithilfe von «Docugate» wird ausserdem die Einhaltung des Corporate Designs und damit ein einheitlicher Auftritt gegen aussen sichergestellt. Urs Wehrle, IT Verantwortlicher der GGZ, meint zum zentralen Vorlagenmanagement:

Was hat GGZ@Work überzeugt?

Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung für eine Lösung im Bereich Vorlagenmanagement und Klientenadministration gingen mehrere Offerten ein. Schnell wurde jedoch klar, dass ein Produkt «von der Stange» nicht sämtlichen Anforderungen gerecht werden würde. Glücklicherweise kam dann der Hinweis, dass Leuchter zusätzlich zur vielseitigen All-Round-Lösung Docugate auch individuelle Software programmiert. So fiel die Entscheidung dann schnell auf eine Kombination aus der Vorlagenmanagement-Lösung Docugate und einer massgeschneiderten Schnittstelle zu den Umsystemen. Urs Wehrle rekapituliert:

Selbst als es durch einen Wechsel des IT-Partners seitens der GGZ@Work sowie einem Personalwechsel bei Leuchter kurzzeitig etwas schwieriger wurde, konnten die Störungen über direkte Kommunikationswege und durch eine lösungsorientierte Zusammenarbeit schnell beseitigt werden. Urs Wehrle meint: