Docugate aktualisiert und optimiert

HDI Global

Unternehmen aus der Handels-, Produktions- und Dienstleistungsbranche brauchen einen Versicherungspartner, auf den sie sich verlassen können. HDI Global SE (HDI) ist seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil des Talanx-Konzerns und zählt zu den führenden Industrieversicherern mit einem breiten, bedarfsgerechten Sortiment an Versicherungslösungen und flankierenden Dienstleistungen.

In der Schweiz steht HDI für eine umfassende Kundenbetreuung und deckt den Bedarf an massgeschneiderten Versicherungslösungen von international ausgerichteten Mittelständlern, Industrieunternehmen und Konzernen ab. Darüber hinaus ist der Industrieversicherer über Auslandsniederlassungen, Tochter- und Schwestergesellschaften sowie Netzwerkpartner in über 175 Ländern mit internationalen Programmen in allen relevanten Märkten präsent.

Situation: Massgeschneiderte Kundendokumente gefragt

Das komplexe Industrieversicherungsgeschäft erfordert exzellente Produkte, kompetente Mitarbeitende, ein wettbewerbsfähiges Pricing und optimale Abwicklungsprozesse. Dazu gehört auch die effiziente und saubere Dokumentenerstellung, um den Kunden jederzeit schnellstmöglich massgeschneiderte Offerten, Policen und sonstige Kundendokumente ausstellen zu können.

HDI hat daher seit Jahren die Docugate Classic-Version erfolgreich für einen seiner Geschäftsbereiche im Einsatz und will dies nun zur Nutzung für alle Geschäftsbereiche in einer neueren Version ausrollen.

Task

Da HDI eine etwas ältere Version von Docugate im Einsatz hatte, wurde das Update durch Leuchter durchgeführt. Die Planung und Durchführung sollte in enger Abstimmung mit HDI erfolgen.

Vorgängig zum Projekt wurden in Zusammenarbeit mit HDI mögliche Optimierungen geprüft. Dazu wurde die Docugate-Produktpalette mit den aktuell vorhandenen Modulen bei HDI verglichen. Im Rahmen der Evaluierung stellte sich heraus, dass die Module «Permission» und «PowerPoint» zukünftig nicht mehr benötigt werden. Infolgedessen konnten diese aus dem Vertrag entfernt werden.

Action

Im Rahmen eines gemeinsamen Projekt-Kick-offs wurden Umfang, Ziele sowie Termine definiert. Nach der Auslieferung der aktuellen Daten an Leuchter wurde das Update durchgeführt, getestet und wieder an den Kunden für die Einführung ausgeliefert.

Des Weiteren wurden im Update-Projekt über 300 nicht mehr verwendete Vorlagen (einschliesslich derer Grundvorlagen und Textbausteine) identifiziert und direkt bereinigt.

Result: Kompatibilität sichergestellt, Lizenzkosten optimiert, Daten bereinigt

Das Update auf die aktuelle Version gewährleistet die Kompatibilität von Docugate mit den Office-Programmen. Dadurch werden reibungslose Abläufe bei der täglichen Erstellung von Policen und Offerten aus Docugate sichergestellt.

Die angepasste Lizenzierung der Module ermöglicht die Einsparung von wiederkehrenden Kosten durch ungenutzte Module.

Die Bereinigung von nicht mehr verwendeten Vorlagen, Grundvorlagen und Textbausteinen verschaffte zum einen einen Überblick über die aktuelle Vorlagensituation bei HDI und zum anderen eine gute Basis für einen möglichen Wechsel zur Docugate Cloud Applikation (SaaS). Dieser wird derzeit im Rahmen eines Proof-of-Concept hinsichtlich Performance und Usability geprüft. Auch wenn das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, konnten bereits Optimierungen aufzeigt werden, die auf sehr positive Resonanz innerhalb von HDI gestossen sind.

Updates sind bei Applikationen unumgänglich. Während Updates bei unserer Docugate Cloud Applikation (SaaS) automatisiert und vollumfänglich durch Leuchter durchgeführt werden, liegt die Aufgabe der Installation von Updates bei Docugate Classic (on Premise) beim Kunden oder dessen IT-Partner, welche die Aktualisierungen automatisiert und eigenständig durchführen können. In speziellen oder komplexen Situationen oder falls eine Begleitung durch Leuchter gewünscht wird, unterstützen wir gerne. Kunden mit einem Update-Vertrag können jederzeit die aktuellen Docugate-Versionen bei uns beziehen.

Vorteile einer aktuellen Docugate Version:

Kompatibilität sichergestellt

Support & Wartung durch Leuchter sichergestellt

Sicherheitslücken geschlossen

Eingesetzte Docugate Module optimiert

Von neuen Modulen und/oder Features profitiert

Performanceverbesserungen angegangen

Planen Sie Ihr Docugate Update

Betreiben Sie noch eine Docugate Version 5.17 oder älter? Dann kontaktieren Sie uns via Kontaktformular, um gemeinsam ein Update auf die aktuelle Version 5.20 aufzugleisen. Die Durchführung eines Update Projektes stimmen wir auf Ihre Bedürfnisse und Ihr IT-Knowhow ab. Profitieren Sie dabei von einem unserer Upgrade Pakete. Mit einem bestehenden Docugate Update SLA ist zudem keine Neulizenzierung notwendig.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Zum Kontaktformular

Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

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