Vorlagenmanagement für ein Startup - aber auch ein Beispiel für "Grosse"

Die Herausforderung: Digitalisierung der Vorlagen

Alle möglichen Vorlagen für Briefe, Verträge, Briefings usw. wurden zuvor auf SharePoint abgespeichert. Wenn ein Mitarbeitende eine Vorlage benötigte, lud man sich eine Kopie herunter, änderte z. B. Absender, Name und Telefonnummern und speicherte dann die Vorlage als neues Dokument. Dieser manuelle Prozess war sehr zeitaufwändig. Die Integrität und das CI/CD der Dokumente konnte nur bedingt sichergestellt werden.

Daher suchte man nach einer Lösung, die viele wiederkehrende Abfragen automatisieren konnte und bereits die Meta-Daten enthielt. Ziel sollte sein, sodass nur noch der neue Inhalt eingetragen werden musste.

Die Lösung: effizienteres Arbeiten mit Docugate

Natürlich schaute sich Parato erst einmal im eigenen Netzwerk um, wer von den vielen spezialisierten Unternehmen solch eine Lösung anbieten konnte. Man wurde fündig bei Leuchter mit dem passenden Vorlagenmanagement Docugate Cloud, das alle Anforderungen erfüllen konnte.

Das Besondere an Docugate: Neue Dokumente und Formulare können automatisiert erstellt werden. Darüber hinaus ist das Vorlagenmanagement höchstskalierbar und bietet eine innovative Textbausteinverwaltung. Ein weiterer Vorteil ist die standardisierte REST-Schnittstelle für den systemübergreifenden Datenaustausch mit anderen Anwendungen und IT-Lösungen.

Die Vorteile von Docugate auf einen Blick:

• Effiziente Optimierung der Dokumenten-Erstellung
• Weniger Vorlagen nötig
• Schnellere Dokumenten-Bearbeitung
• Einfach skalierbar je nach Anforderung
• Automatisierung sich wiederholender Eingaben
• Modernes Portal für das Vorlagenmanagement
• Innovative Textbausteinverwaltung
• Automatische Erstellung von Microsoft Office Dokumenten und Vorlagen
• Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.
• Einheitliches CI/CD
• Automatische Integration von Kundendaten

Somit ist Docugate ideal für Formulare, Auftragsbestätigungen, Kreditverträge, Policen, Vollmachten, Zeugnisse, Rundschreiben, Protokolle und viele andere Dokumentenarten.

Die Umsetzung: 1, 2, 3, fertig

Innerhalb weniger Tage konnte Leuchter das Vorlagenmanagement Docugate einrichten und die gewünschten Vorlagen erstellen. Der Kunde musste sich nur noch um die Inhalte kümmern, während alle Meta-Daten automatisch integriert wurden. So profitierte Parato innerhalb kürzester Zeit von dieser Lösung und konnte zügig mit den neuen Vorlagen arbeiten.

Der Erfolg: effizientere Arbeitsprozesse und weniger Arbeit

Mit Docugate wurden die Prozesse spürbar effizienter und vor allem schneller. Während man früher oft Stunden brauchte, um Vorlagen und Dokumente auszufüllen, gelang das nun in Minuten. Der grösste spürbare Nutzen erwies sich in den Fachbereichen, die viel mit Kundenanfragen und Verträgen zu tun hatten. Eine grosse Zeitersparnis, die nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhte, sondern auch die einheitliche Darstellung der Dokumente gegenüber Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholder verbesserte.

Mit Docugate konnte nun die alte Vorlagenablage in SharePoint ad acta gelegt werden – SharePoint kommt aber weiterhin als Dokumentenablage zum Einsatz.