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E-Mail-Signaturen: Effizientere Prozesse und einheitliches Erscheinungsbild

KADI AG

Seit 1951 beweist sich KADI als innovativer Hersteller von Kartoffelprodukten und anderen Tiefkühlspezialitäten für die Schweizer Gastronomie. Der Name KADI (hervorgegangen aus «Kartoffelflockenfabrik Dietikon») steht seit 1990 für ein leistungsstarkes Unternehmen, das im Laufe der Zeit zu einem modernen und marktorientierten Produktions- und Handelsbetrieb der schweizerischen Nahrungsmittelindustrie herangewachsen ist. Mittlerweile sorgen je nach Saison zwischen 170 und 190 Mitarbeitende im Bereich Kühl- und Tiefkühlprodukte für die hohe Qualität der KADI-Produkte und deren Vertrieb. Begeisterte Köche zaubern daraus Tag für Tag die Lieblingsgerichte der Schweizerinnen und Schweizer.

E-Mail-Signaturen: Effizientere Prozesse und einheitliches Erscheinungsbild

Die Herausforderung

Bevor Signgate integriert wurde, verfügte Kadi nur über eine einfache E-Mail-Signatur bestehend aus Text. Dies führte dazu, dass bei jeder kleinsten Änderung, die Marketing-Abteilung allen Mitarbeitenden die Signatur zukommen lassen musste. Zusätzlich hätte die Überprüfung aller E-Mail-Signaturen erfolgen müssen – ein sehr ineffizienter und mühseliger Weg.

Daher suchte man nach einer Lösung, die E-Mail-Signaturen zentral zu ändern und gleichzeitig für ein modernes Erscheinungsbild zu sorgen.

Die Lösung: Signgate

Mit Signgate fand man schnell eine innovative Lösung, die speziell für Microsoft Outlook entwickelt wurde und die sich innerhalb eines Tages implementieren liess. Neben der zentralen Steuerung aller E-Mail-Signaturen, bot diese Anwendung die Möglichkeit, das Erscheinungsbild an das aktuelle Branding anzupassen.

Die besonderen Funktionen: Zusätzlich zu den Kontaktdaten und Bildern, können auch Banner für Marketing-Aktivitäten platziert werden. Dadurch ergeben sich doppelte Vorteile: eine CI-konforme Kommunikation und gleichzeitig ein kostenloser Marketing-Kanal.

Aber auch neue Funktionen wie regelbasierte Gruppen oder das Hinzufügen von Bildern in Outlook Web App (OWA) Signaturen, bieten den IT-Administratoren viele Möglichkeiten, die Signaturen individuell anzupassen.

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Die Umsetzung: In Rekordzeit zum gewünschten Ergebnis

Die Implementierung verlief reibungslos innerhalb eines Tages. Zuerst wurde das Tool nur für eine Test-Gruppe ausgerollt. Anschliessend überprüfte man ausgiebig die unterschiedlichsten Situationen und Möglichkeiten und korrigierte nach. Dementsprechend war das System so eingestellt, dass es für die restlichen Mitarbeitenden einwandfrei funktionieren würde.

Der Erfolg: Moderne E-Mail-Kommunikation, zentral gesteuert

Die einheitlichen Signaturen kamen bei allen Mitarbeitenden sehr gut an. Vor allem das neue und moderne Erscheinungsbild stiess auf grosse Akzeptanz. Am meisten profitierte jedoch die Marketing-Abteilung, die bisher für die Einhaltung der E-Mail-Signaturen verantwortlich war. Mit wenigen Klicks liessen sich die Signaturen schnell und effizient verändern – inklusive der Gewissheit, dass die Signaturen nicht mehr überprüft werden mussten.

Dank den integrierbaren Bannern ergab sich zudem für die Marketing-Abteilung ein weiterer, kostenloser Kommunikationskanal, um Bestandskunden, Interessenten und Partner über neue Produkte und Services zu informieren.

Für die KADI AG war die Umstellung auf Signgate ein wichtiger Schritt, um nach aussen hin zu zeigen, dass sie auch in der E-Mail-Kommunikation auf Innovation und Qualität setzen. 

Vorteile mit Signgate E-Mail-Signaturen:

Zentrale Verwaltung durch Marketing oder IT
Corporate Design und Compliance sicherstellen
E-Mail-Signatur als Werbekanal nutzen
Flexibilität für Unternehmen (fast) jeder Grösse
Support und Weiterentwicklung aus der Zentralschweiz
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Markus Estermann

Markus Estermann
Solution Architect & Partner

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