Schluss mit dem Vorlagen- und Dokumenten-Chaos

sl.one

sl.one mit Sitz in Liechtenstein wurde mit dem Ziel gegründet, erstklassige IT-Lösungen für Unter-nehmen jeder Grösse und Branche anzubieten. Seit der Gründung im Jahr 1993 hat sich sl.one kontinuierlich weiterentwickelt und neue Geschäftsfelder erschlossen, um den sich ständig ändernden IT-Anforderungen der Kunden gerecht zu werden und höchste Qualität und Kundenzufriedenheit zu bieten.

Durch die Expansion des Unternehmens und die steigende Anzahl der Mitarbeitenden wuchs auch die Anzahl der Dokumente und Vorlagen, die auf verschiedenen internen Laufwerken abgelegt wurden.

Schluss mit dem Vorlagen- und Dokumenten-Chaos

Die Herausforderung: Vorlagen- und Dokumenten-Chaos!

Zahlreiche Vorlagen und Dokumenten wurden bisher auf unterschiedlichen Laufwerken und in unterschiedlichen Versionen abgespeichert. Darüber hinaus legten einige Mitarbeiter eigene Vorlagen an, die sie aber nur lokal auf ihrem PC sammelten. Mit der Einführung von Microsoft Teams verschärfte sich die Situation, da es nun noch mehr Möglichkeiten gab, Vorlagen und Dokumente in den unterschiedlichsten Ordner-hierarchien abzulegen.

Auch der Versuch, die Vorlagen über Berechtigungen so einzuschränken, dass sie nur von wenigen ausgewählten Personen bearbeitet werden konnten, erwies sich als Fehlschlag.

Die Vorlagen und Dokumente stets auf dem aktuellen Stand zu halten und das an vielen verschiedenen Speicherorten, war mit einem grossen manuellen Aufwand verbunden. Ein zentrales Dokumentenmanagement musste her, um dem Speicher- und Versionschaos ein Ende zu bereiten.

Je grösser ein Unternehmen wird, desto mehr Dokumente und Vorlagen entstehen. Darüber den Überblick und die Kontrolle zu behalten wird schnell zur Sisyphusarbeit, wenn man alles manuell erledigen möchte. Als Unternehmen im digitalen Bereich war uns schnell klar: Das geht auch effizienter.

Manuel Pfiffner

CEO
sl.one AG

Daher wurde beschlossen, auf ein zentrales Vorlagenmanagement zu setzen, das es allen Mitarbeitenden ermöglicht, aktuelle Vorlagen und Formulare herunterzuladen. Die Suche nach Vorlagen sollte einfach und schnell sein.

Die Lösung: Leuchter Docugate

Durch die langjährige und enge Zusammenarbeit mit der Leuchter AG war schnell klar, dass Docugate die ideale Lösung sein würde.

Mit der zentralen Vorlagenverwaltung gehört das Suchen von Vorlagen und Formularen endgültig der Vergangenheit an. Mehrfachkopien oder unterschiedliche Versionen sind nicht mehr möglich. Die Mitarbeitenden müssen nur noch die richtige Vorlage auswählen und können diese sogar automatisch mit vordefinierten Inhalten erstellen lassen. Häufig wiederkehrende Textbausteine können gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden. Die Geschäftsprozesse werden dadurch massiv vereinfacht und standardisiert.

Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum Erfolg

Die Migration bestehender Dokumente in die Docugate Cloud verlief schnell und reibungslos. Dank der hervorragenden Schulung der Mitarbeitenden und der intuitiven und benutzerfreundlichen Gestaltung der Software etablierte sich die neue Lösung innerhalb kürzester Zeit im Unternehmen.

Vor allem die einfache Konfiguration und Integration in Microsoft Word überraschte die Anwender positiv und förderte die Akzeptanz.

Der Erfolg: ein zentrales, cloudbasiertes Vorlagenmanagement

Schon während der Implementierung zeigte sich, dass Docugate von den Mitarbeitenden sehr geschätzt und sich innerhalb kürzester Zeit etablieren würde. Vor allem das einfache Auffinden von Vorlagen an einem Ort hat viele Prozesse beschleunigt und das Vorlagenchaos beendet.

Insgesamt hat sich Docugate für sl.one als ideales Vorlagenmanagementsystem erwiesen, das gleichzeitig viele manuelle Prozesse optimiert und beschleunigt.

Vorteile auf einen Blick:

Einfache und effiziente Suche nach Vorlagen

Effiziente Automatisierung sich wiederholender Eingaben

Schnelle Integration neuer Vorlagen

Skalierbar und äusserst anpassungsfähig

Moderne Verwaltung von Textbausteinen

Microsoft Power Platform / SharePoint Online

Docugate Cloud

Standardisierte Schnittstelle mit diversen Formaten wie JSON, XML o.a.

Persönliche Beratung

Als Lead Docugate Solutions ist Andreas Imboden ihr Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um Microsoft Office, Vorlagenmanagement oder Dokumenterstellung geht. Er kennt unsere Produkte Docugate und Signgate in- und auswendig. Dieses breite Knowhow und seine jahrelange Erfahrung erlaubt es ihm, mit ihnen zusammen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu entwerfen, sie zu diskutieren und natürlich auch umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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Andreas Imboden
Lead Docugate Solutions / Project Manager

Telefon: 041 226 50 71
E-Mail: andreas.imboden@leuchterag.ch

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