Automatisierte Finanzberichte per Knopfdruck

Stadt Burgdorf

Burgdorf ist eine malerische Stadt mitten im Emmental in der Schweiz. Mit rund 17.000 Einwohner liegt sie an den Ufern der Emme, eingebettet in eine hügelige romantische Landschaft. Burgdorf ist bekannt für ihr gut erhaltenes mittelalterliches Stadtbild, das von einem imposanten Schloss dominiert wird. Die Stadt spielt eine wichtige Rolle als regionales Zentrum für Handel, Bildung und Kultur. Ihre charmante Altstadt, mit engen Gassen und traditionellen Häusern, lädt zum Verweilen und Flanieren ein.

Automatisierte Finanzberichte per Knopfdruck

Mit der Zeit haben die Verwaltungsaufgaben zugenommen, so z. B. die regelmässigen Finanzberichte für Stadtrat, Gemeinderat und Geschäftsprüfungskommission. Doch die bisherige Software wurde eingestellt und eine neue Lösung musste gefunden werden.

Die Herausforderung: ein neues automatisierte Berichterstattungstool

Aufgrund des Ausfalls der bisherigen Software mussten die Finanzberichte manuell in Word und Excel dargestellt und ausgewertet werden. Dies war mit einem hohen Personal- und Zeitaufwand verbunden.

Die manuelle Zusammenstellung von Finanzzahlen ist aufwändig und fehleranfällig. Mit dem bisherigen Tool konnten wir nicht weiterarbeiten und waren daher gezwungen, uns nach einer automatisierten Lösung umzusehen, die vor allem den Workflow verbessert.

Andreas Rössler

Chief Digital Officer Burgdorf
Stadt Burgdorf

Aus diesem Grund wurde eine Lösung gesucht, die alle relevanten Daten aus dem ERP-System ABACUS automatisiert in den Finanzbericht integrieren kann.

Die Lösung: Leuchter Docugate FTR

Schweizer Städte, Gemeinden und Kantone erstellen jährlich mehrere Berichte, welche die Grundsätze des Finanzhaushalts der Institutionen steuern und beschreiben. Die Erfassung der Informationen und das Zusammenstellen der Berichte erfordert jeweils ein hohes Mass an Genauigkeit, umfangreiche Ressourcen und das Zusammenziehen zahlreicher Texte, Zahlen und Diagramme aus unterschiedlichen Systemen.

Ziel der Software ist es, Daten aus bestehenden Systemen auszulesen und mit Textbausteinen automatisiert zu verknüpfen, damit der AFP-Bericht auf Knopfdruck erstellt werden kann. Zudem unterstützt die Software Mitarbeitende bei der Bewirtschaftung der Texte und ermöglicht die dezentrale, geführte Erfassung von Inhalten inklusive der Änderungsverfolgung.

Im Docugate FTR Reportingtool wurden die Daten aus dem ERP-System ABACUS automatisiert importiert. Anschliessend wurde ein neuer Bericht generiert und die Vorjahresdaten übernommen. Dies erleichterte auch die Kommentierung der Finanzkennzahlen und ermöglichte eine rasche Erstellung des Finanzberichts in kürzester Zeit.

Die Umsetzung: schneller Erfolg trotz Herausforderungen

Die Umsetzung erwies sich als herausfordernd, da die AbaConnect Schnittstelle nicht wie erwartet funktionierte, sondern erst nachjustiert werden musste. Dies führte zu einigen Verzögerungen.

Gerade die Datenintegration per Schnittstelle kann bei vielen Projekten zum Stolperstein werden. Was bei einem Projekt einwandfrei funktionierte, bereitet bei einem anderen plötzlich Probleme. Da hilft nur ausgiebiges testen und nachbessern.

Angelo Conconi, Lead Docugate FTR, Leuchter

Der Erfolg: mit wenigen Klicks zum automatischen Finanzreport

Docugate erwies sich für die Stadt Burgdorf als effizientes Tool zur Finanzberichtserstellung. Besonders überzeugte es:

in der Vorbereitung eines neuen Berichtes inkl. Vorjahresdaten;
in der Integration der Finanzkennzahlen aus dem ERP-System
sowie der automatisierten Berichtserstellung in Word.

Das neue Berichtsformat wurde vom Parlament positiv gewürdigt.

Vorteile auf einen Blick:

Planung und Steuerung von Zielen und Massnahmen (Legislatur)

Übersicht der Finanzzahlen

Generierung diverser Berichte (AFP, Geschäftsbericht, etc.)

Schnittstelle zur Buchhaltung/ERP

Persönliche Beratung

Für unseren Lead Custom Software Solutions ist ein breites Softwareentwicklungs-Knowhow unabdingbar. Sie profitieren von Angelo Conconis langer Erfahrung mit verschiedenen Technologien, unterschiedlichen Prozessmodellen, Vorgehensweisen und Workshop-Techniken und erhalten so die beste Beratung für die Entwicklung von individueller, massgeschneiderter Software, sei es als Desktop, Web oder Enterprise App. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

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Angelo Conconi
Lead Custom Software Solutions & Partner

Telefon: 041 226 50 18
E-Mail: angelo.conconi@leuchterag.ch

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