Stadt Luzern erstellt Aufgaben- und Finanzplan und Geschäftsbericht automatisiert

Stadt Luzern

Die Stadt Luzern fertigt für die Legitimierung ihrer Geschäfte gegenüber dem Stadtrat und dem Grossen Stadtrat (Parlament) sowie den Bürgerinnen und Bürgern pro Jahr zwei umfassende Berichte an: den Aufgaben- und Finanzplan (AFP) und den Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung, beide umfassen je rund 250 Seiten. Die Berichte beinhalten Texte, Zahlen, Bilder und Tabellen, die von etwa 80 Mitarbeitenden erstellt und von der Finanzverwaltung bis zur Drucklegung koordiniert werden. «Etwa 400-500 Arbeitsstunden stecken pro Jahr in jedem Bericht», hat Beat Barmettler, Betriebswirtschafter der Stadt Luzern errechnet.

Überblick

Nutzen

Reduktion Redundanzen & Fehleranfälligkeit
Verantwortung der Datenerfassung dezentralisiert
Finanzdaten intern frühzeitig auf einen Blick
Prozess der Dokumentenerstellung verschlankt und vereinheitlicht

Neues Gesetz gibt Anstoss zur Projektaufnahme

Grund genug, dass man sich in der Finanzverwaltung bereits vor einigen Jahren Gedanken zur automatisierten Erstellung der beiden Berichte gemacht hat. Die Gedanken wurden 2017 konkretisiert, als die Einführung eines neuen ERP-Systems auf der Projektliste stand. Zusätzlich entschied der Kanton Luzern das Harmonisierte Rechnungslegungsmodell HRM2 bei den Luzerner Gemeinden zum 01.01.2019 einzuführen.

Mit den neuen Rahmenbedingungen war uns klar, dass die Erstellung des AFP und des Geschäftsberichtes nicht mehr wie bisher manuell erfolgen würde

erinnert sich Bear Barmettler

In der Evaluationsphase stiess man über einen Kontakt des ERP-Softwarepartners auf die Leuchter IT Solutions AG, welche mit dem Kanton Zug bereits ein ähnliches Projekt realisiert hatte.

Über Ziele, Anforderungen und die Ersteinführung

So startete man im Herbst 2017 mit Angelo Conconi, Lead Custom Software Solutions & Partner der Leuchter IT Solutions AG, und seinem Team mit dem Projekt. Die Erwartungen waren gross. In erster Linie sollte der Bericht in den Dienstabteilungen der Stadt erstellt und stufenweise freigegeben werden können. «Früher haben wir in Zusammenarbeit mit den Direktionen und Dienstabteilungen die Berichte mit Excel und Word erstellt. Das führte zu viel Redundanz und war fehleranfällig. Wir wollten die Verantwortung für die Eingabe und Erfassung der Daten dezentralisieren und die Finanzdaten intern früher zur Verfügung stellen. Damit sollte der ganze Prozess verschlankt und vereinheitlicht werden», fasst Barmettler die wichtigsten Anforderungen zusammen. Die erste Einführung des Reporting Tools verlief holprig. «Wir mussten die neuen Werkzeuge zuerst kennenlernen. Wir hatten neue Rechtsgrundlagen, einen neuen Kontenplan, neue Prozesse und mit Infoma newsystem und dem webbasierten Reporting zwei neue Tools. Wir haben die gegenseitigen Abhängigkeiten unterschätzt. Dadurch veränderten sich während der ersten Phase unsere Bedürfnisse, da neue Möglichkeiten oder Verbesserungen erkannt wurden, die zuerst wieder entwickelt und implemen¬tiert werden mussten.»

Neuerungen für 80 Anwender, die gleichzeitig an einem Dokument arbeiten

Nach der Phase der Umsetzung ging es für das dreiköpfige Team unter der Leitung von Beat Barmettler in die Implementationsphase. 80 Anwender mussten geschult, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Dazu brauchte es einen Kulturwandel, der auch bis heute noch nicht abgeschlossen ist. Der Vorteil für Beat Barmettler: «Das Reporting Tool ist einfach bedienbar und kommt sehr intuitiv daher. Dieses positive Feedback haben wir von vielen Anwendern erhalten.» Die Stadt Luzern hat die Benutzerverwaltung in drei Kategorien aufgeteilt:

Anwender

Direktionsleitungen

Administratoren

Für Anwender gibt es heute die grösste Zeitersparnis: Die Inhalte vom vergangenen Jahr werden vom Tool übernommen und sie müssen nur noch die Änderungen der aktuellen Periode vornehmen. So haben die meisten Anwender weniger Aufwand, um die Daten für ihre Aufgabe zu erfassen. Auch können sie direkt im System Kommentare für die nachgelagerte Bearbeitung durch die Direktionsleitung hinterlegen. Die Direktionsleitung wiederum kann bei fehlenden Unterlagen oder späteren Änderungen die nochmalige Bearbeitung unkompliziert delegieren. So erfolgt die Kommunikation im Tool, nicht im E-Mail. Das vereinfacht die Aufgaben und Prozesse für Anwender und Direktionsleitung enorm

fasst Beat Barmettler zusammen.

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Hinterher ist man immer schlauer

Heute können wir sagen, dass der Einsatz des Reportingtools im zweiten Jahr positiver läuft. Es gibt nach wie vor ein paar Kinderkrankheiten, die wir aber lösen können, hält Beat Barmettler zufrieden fest. Bei der Frage, was er beim Vorgehen verändert hätte, wenn er nochmals neu auf grüner Wiese starten könnte, lacht Beat Barmettler: «Für alle Beteiligten waren es neue Voraussetzungen unter enormem Zeitdruck. Niemand hatte Erfahrungen mit den neuen Anforderungen. Wir sind selbst erst damit gewachsen. Alle Gemeinden, die jetzt mit der Automation ihres Berichtswesens starten, haben schon mindestens ein Jahr lang Erfahrungen gesammelt und wissen was sie benötigen.» Ein Stichwort fällt Beat Barmettler dann doch noch ein: «Kommunikation. So ein Projekt steht und fällt mit der richtigen Kommunikation in allen Phasen, egal ob über einen erfolgreichen Meilenstein oder einen Systemabsturz berichtet werden muss. Dies gilt sowohl innerhalb der Finanzverwaltung als auch gegenüber den Anwendern und selbstverständlich gegenüber den externen Projektverantwortlichen.»

Die Erwartungen an Übersichtlichkeit und Bedienfreundlichkeit hat das Reportingtool vollends erfüllt. Zu verbessern sind noch die Datenstabilität und die Dokumentation für die Administratoren. Jede Abteilung kümmert sich heute selbständig um ihren Inhalt des AFP und ab Frühjahr 2020 für den Geschäftsbericht. Für die drei Administratoren ist der Aufwand aber noch immer enorm. Es tauchen immer wieder Details auf, die für die Lösungsfindung diskutiert und dann gemeldet werden müssen. Und bevor Releases produktiv eingespielt werden, erfolgen Tests auf der Testumgebung. So bestehen auch heute noch Baustellen bei der Darstellung von Sonderzeichen oder beim Export der Excel-Berichte. Auch die Wahl des Browsers muss später noch geklärt werden. Ein abschliessendes Urteil über Einsparungen beim Aufwand wird wohl erst nach etwa drei Jahren gesprochen werden können.

So sieht der automatisiert erstellte Bericht aus

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