Letzten September hat Microsoft bestätigt, dass sie an einer Funktion zur geräteübergreifenden Outlook Signaturen-Synchronisierung arbeiten. Ich hatte in diesem Blogbeitrag darüber berichtet und in die Glaskugel geschaut:
- Für die Synchronisierungsfunktion wird das EWS-Protokoll genutzt und die OWA-Signaturen sind dann via Signgate automatisch und vor allem ohne Extrakosten für mobile Geräte und beliebige E-Mail-Apps verfügbar.
- Es wird eine neue Synchronisationstechnik z.B. nur innerhalb der Mailbox genutzt, was dann leider nur für Outlook-Apps von Microsoft funktioniert.
- Mit «Geräte» sind leider nur die Desktop-Versionen gemeint und für mobile Plattformen bleibt alles so wie bisher.
Nun wurden weitere Details bekannt. Es wird weder Variante 1 noch Variante 2 sein, sondern (leider) die Dritte: Die Signaturen von Outlook für Windows werden künftig in den Cloud-Einstellungen gespeichert, so dass sie auf allen Ihren Windows-Desktop-Geräten genutzt werden können. Somit profitieren davon nur jene Nutzer, die Outlook auf verschiedenen Windows-Geräten (Desktop-PCs, Notebooks) benutzen.
Welche Auswirkungen hat dies auf Signgate?
Signgate ist unser Werkzeug für zentral verwaltete und einheitliche E-Mail-Signaturen. Der Administrator verwaltet Vorlagen und Textbausteine, die mit den persönlichen Daten der Mitarbeitenden personalisiert und anhand von Regeln im Outlook des Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Dieses Konzept und damit der Nutzen von Signgate bleibt weiterhin bestehen, auch mit dem neuen Outlook-Feature. Laut Microsoft-Dokumentation würden dann die fixfertigen Signgate-Signaturen in die Cloud-Einstellungen synchronisiert und könnten auch auf Geräten ohne Signgate genutzt werden. Zum jetzigen Stand führt die neue Outlook-Funktion also zu keinen Einschränkungen, auch wenn Microsoft im Support-Eintrag etwas anderes behauptet. Im Gegenteil, sie bringt sogar einen «Zusatznutzen».
Zusammenfassend kann man aktuell zur neuen Outlook-Funktion festhalten:
- sie «stört» die Funktionsweise von Signgate nicht
- sie ersetzt nicht die zentrale Signaturverwaltung von Signgate
- sie macht die Personalisierung durch Signgate nicht überflüssig
- es gibt weiterhin keine Synchronisierung mit Outlook Mobile oder anderen Apps
- es gibt keinen Handlungsbedarf, wenn sie Signgate einsetzen
Wann kann das neue Feature tatsächlich genutzt werden?
Microsoft gibt in seiner Office-365-Roadmap an, dass das Feature mit der ID 60371 im späten Juli mit dem Monthly Channel Targeted (Insider Slow, Beta) ausgeliefert wird – voraussichtlich im späten August dann im produktiven Monthly Channel. Somit dürften die meisten Benutzer bzw. Firmen, die auf den Halbjahres-Kanal setzen, ab Januar 2021 davon profitieren.
Update September 2020: Microsoft hat den Rollout-Termin mehrfach verschoben. Nun ist die Freigabe per Oktober 2020 geplant. Für Details siehe Microsoft Roadmap (suchen nach 60371):
Was, wenn ich diese Cloud-Einstellungen nicht will?
Es gibt eine Möglichkeit, die «Roaming-Signaturen» zu deaktivieren. Dazu kann der folgende Registry-Wert auf 1 gesetzt werden:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle
Achtung: Der Name deutet an, dass es nur temporär möglich sein wird. Es ist aber auch gar nicht nötig. Signgate kann, so wie es Stand heute aussieht, auch mit aktivierten Cloud-Einstellungen umgehen.
Wie geht es weiter?
Auch wenn momentan nur Benutzer von «Outlook für Windows» von diesen Cloud-Einstellungen profitieren, ist mit erneutem Blick in die Glaskugel davon auszugehen, dass Microsoft die Synchronisierungsfunktion ausbaut. Es ist also nicht ausgeschlossen, dass dann als nächstes die Outlook-App für die mobilen Geräte so angepasst wird, dass sie die Signatur ebenfalls aus den Cloud-Einstellungen liest und anwendet. Dann wären die Outlook-Signaturen von Signgate auch auf den mobilen Geräten verfügbar – quasi «gratis & franko».
Haben Sie Fragen zum neuen Feature oder zu Signgate, unserer Signaturverwaltungslösung? Melden Sie sich unverbindlich bei uns: 
