So funktioniert die Signaturverwaltung mit Signgate

Einfache Gestaltung

Mit dem Administrationstool von Signgate erstellen Sie komplette HTML, RTF und TXT Signaturen und einheitliche Abwesenheitstexte – auch in mehreren, unterschiedlichen Sprachen. Hierzu steht Ihnen ein einfacher Texteditor mit den üblichen Funktionalitäten für Textformatierungen, Bilder, Tabellen, Hyperlinks usw. zur Verfügung. Signaturen können auch kopiert werden. Unter Einbezug der Hilfsmittel für das Setzen von Platzhaltern und Textbausteinen ist die Erstellung sehr einfach und bedarf keiner IT-Kenntnisse.

Personalisierung beim Benutzer

Signgate (beim Benutzer) personalisiert E-Mails automatisch mit den richtigen und entsprechenden Mitarbeiterdaten aus Ihrer bestehenden Userverwaltung. Durch optionale Platzhalter können auch leere Werte in einer Signatur korrigiert werden. Nutzen Sie Active Directory, SQL-Server oder eine andere OLEDB-/ODBC-Quelle, um auf Ihre Mitarbeiter-Daten zuzugreifen.

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Dynamische Inhalte und Textbausteine

Signgate verfügt über eine integrierte Verwaltung von Textbausteinen. Diese können, einmal erfasst, in allen oder unterschiedlichen Signaturen verwendet werden. Dieses System eröffnet immense Möglichkeiten in der einfachen, effizienten und schnellen Bearbeitung von Signaturen. So müssen beispielsweise allfällige Änderungen nur in einem Textbaustein vorgenommen werden und nicht in allen Signaturen. Textbausteine können aktiv oder inaktiv geschaltet werden und über statischen Text, Platzhalter für Datenbankfelder, Bilder, Tabellen usw. verfügen sowie in unterschiedlichen Sprachen vorhanden sein.

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Unterschiedliche Signaturen dank Regelwerk

Durch Erstellen von Regeln können unterschiedliche Varianten abgedeckt werden, z.B. wer welche Signatur in der Unternehmung erhält bzw. verwenden darf. Die Definition erfolgt auf Basis der vorhande-nen Datenbank-Felder und diversen möglichen Bedingungen. Einer Person können mehrere Signaturen zugewiesen werden. Ebenfalls definiert die Regel, welche Signatur bei neuen E-Mails als Standard gilt und welche für „Weiterleiten/Antworten“ zu setzen ist.

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Einheitliche Abwesenheitsmeldung

Signgate stellt ebenfalls sicher, dass allen Mitarbeitenden ein einheitlicher Text für die Abwesenheitsmeldung (intern und extern) über den Assistenten bereitgestellt wird. So werden auch Abwesenheits-E-Mails unternehmensweit bei allen Mitarbeitenden richtig und einheitlich dargestellt. Es können beliebig viele Abwesenheitstexte in unterschiedlichen Sprachen erfasst und durch das integrierte Regelwerk individuell verteilt werden.

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Keine Abhängigkeiten

Signgate ist für Microsoft Outlook konzipiert und unterstützt die Outlook-Signgatur-Funktionen. Andere Signatur-Tools integrieren sich in den Exchange-Server und fügen die Signatur erst nach dem Versenden hinzu, was beispielsweise Verschlüsselung verhindert. Signgate ist jedoch grundsätzlich vom Microsoft Exchange Server unabhängig, da es keine Integration als Add-In, sondern eine parallele Installation ist. Eine Ausnahme bilden die Funktionalitäten von Outlook Web Access (OWA) und die Bereitstellung des Abwesenheitstextes, welche einen Zugang zu Microsoft Exchange Server bedürfen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich das als "IT-Linkshänder" bedienen?

Ja, die Benutzeroberfläche von Signgate ist einfach und intuitiv und arbeitet mit Gestaltungswerkzeugen, die ähnlich aussehen wie Outlook oder Word.

Können die Signaturen "responsive" gestaltet werden?

Jein. Es gibt keine speziellen Mechanismen, die eine Signatur auf dem Mobiltelefon anders aussehen lassen als auf dem Desktop. Das Mailprogramm/App des Empfängers entscheidet selbst, wie die Signatur dargestellt wird. Aber es gibt natürlich Tipps, wie Sie die Signatur optimal gestalten für verschiedene Geräte.

Können Lizenzen übertragen werden?

Ja, bzw. nein, ein Übertrag ist nicht notwendig. Wir orientieren uns an der Gesamtanzahl der Benutzer (nicht Mailboxen).

Kann ich Grafiken und Bilder in die Signatur einfügen?

Ja, klar. Sie können auch mit Links versehen werden (z.B. um Klicks zu messen).

Muss ich für Updates immer wieder zahlen?

Nein, in unserem Service-Plan-Modell ist der Bezug von Updates enthalten.

Kann ich eine Verteilsoftware für die Installation nutzen?

Ja, Signgate wird als MSI-Paket ausgeliefert und kann von der IT-Abteilung über verschiedene Verteilsoftware installiert werden.

Unverbindliche Demo

Sie haben noch offene Fragen oder möchten Signgate einmal Live im Einsatz sehen? Kontaktieren Sie uns unverbindlich für eine kurze Demo inkl. Klärung von Fragen aus dem Marketing oder der Technik (IT).

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