Zuletzt hatten wir über das Bearbeiten von Stammdaten und die Vorlagengruppen sowie die Integration in Dynamics 365 Business Central informiert. Im vorliegenden Blogpost beschreiben wir die Neuerungen der letzten Monate, welche vor kurzem produktiv installiert wurden.
Docugate für "Massen" an Dokumenten
Ja wie sollen wir es nennen, wenn wir über die "massenhafte" Erstellung von Dokumenten sprechen? Massenoutput? Massendokumenterstellung? Batch- oder Bulk-Verarbeitung? Dunkelverarbeitung? Serienbrief? Für uns sind alle Begriffe passend, wenn es um die asynchrone Erstellung (Produktion) von Dokumenten geht. Einige Beispiele: Kontoauszüge, Policenversand, Zeugnisdruck, Rechnungserstellung mit QR, Serienbrief an hunderte Empfänger.
Über das Docugate API können Sie sämtliche Daten für die Massenverarbeitung anliefern und zu einem spezifischen Zeitpunkt, z.B. über Nacht, erstellen lassen. Über die Docugate Web-App lassen sich auch manuelle Serienbrief-ähnliche Dokumente produzieren, indem Sie z.B. eine CSV-Datei hochladen und mit Ihrer Vorlage verknüpfen.
Dokumente nach der Erstellung über Schnittstellen weiterverarbeiten
Webhooks sind ein verbreitetes Konzept, um eine Weiterverarbeitung von Daten anzustossen, ohne dass ein Eingreifen des Benutzers nötig ist. So kann Docugate beliebige HTTPS-Endpunkte aufrufen, beispielsweise nachdem die Dokumente erstellt sind.
Das aufgerufene System kann dann die Dokumente auf seine Art weiterverarbeiten. Einige Beispiele gefällig?
- Durch den automatisierten Aufruf von Microsoft PowerAutomate (oder eines anderen Workflow-Werkzeugs) können die Dokumente in SharePoint-Bibliotheken oder Kunden-Dossiers abgelegt und der Benutzer automatisch per Teams oder E-Mail benachrichtigt werden.
- Mit der Datendrehscheibe beeIO (einem Produkt von Leuchter) können die Dokumente im Hintergrund an das DMS bzw. Archiv weitergeleitet werden, wo sie automatisch in PDF konvertiert, verschlagwortet und abgelegt werden.
- Elektronische Signatur bzw. digitale Unterschrift: Docugate Signing, welches ebenfalls diese Technologie nutzt, ermöglicht es, Formulare und Dokumente nach der Erstellung vom Benutzer bzw. Kunden elektronisch unterschreiben zu lassen.
- Falls Sie sich fragen: "Kann man denn auch..." --> Ja, kann man sicher. Wenden Sie sich ungeniert an uns.
Bilder und andere Daten wiederverwenden
Zur Docugate Vision, Redundanzen zu vermeiden, gehört auch die Wiederverwendung von Inhalten, beispielsweise von Bildern oder anderen Daten. Über die neuen sogenannten "Build Pipelines" können Komponenten von ausserhalb der eigentlichen Vorlage eingebunden werden: Bilder, Textbausteine oder andere Dateien. Dies funktioniert explizit (auch) für LaTeX-Vorlagen. Ein weiterer, häufiger Anwendungsfall: Dynamische Logos. Je nach Auswahl des Benutzers oder der angelieferten Metadaten wird ein anderes Bild/Logo auf das Dokument übernommen.
Performance nochmals optimiert
Die Performance bei der Dokument-Erstellung konnte nochmals weiter optimiert werden. So ist die Erstellung von Dokumenten, welche auf Office-Vorlagen basieren, rund 1 Sekunde schneller. Bei LaTeX-Vorlagen konnten durch technische Anpassungen sogar mehrere Sekunden eingespart werden.
"Dreamteam" Finnova Loan Advisory und Docugate
Durch die offene Spezifikation unserer API lässt sich die Docugate Dokumenterstellung und die bestehenden Vorlagen- sowie Formulare in verschiedenste Kern- oder Drittsysteme integrieren. Hiervon macht auch die Loan Advisory Lösung von Finnova Gebrauch. Kunden wie beispielsweise die Obwaldner Kantonalbank setzen auf Finnova und Docugate, um kostengünstig und schnell auf veränderte Bedürfnisse im Dokumenten-Output zu reagieren. Sie nutzen ebenfalls Finnova und vielleicht sogar das Loan Advisory? Melden Sie sich unverbindlich für mehr Informationen.
(Bild: Screenshot Webseite)
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