Im letzten Update vom Sommer hatten wir die neuen Visio-Vorlagen sowie die Vorlagen-Favoriten vorgestellt. Weitere Informationen dazu finden Sie im letzten News-Beitrag. Im vorliegenden Blogpost beschreiben wir die Neuerungen des Oktober-Updates, welches vor kurzem veröffentlicht wurden. Als Docugate Cloud Kunde steht ihnen immer die neuste Version zur Verfügung, ohne dass Sie ein Update installieren müssen.
Textbausteine komplett neu
Wer Docugate kennt weiss, dass Docugate auf Textbausteine setzt, um Redundanzen in den Vorlagen und Dokumenten zu verhindern. Dadurch wird eine Änderung automatisch an allen Stellen übernommen. Das Docugate-Vorlagenkonzept besteht aus Vorlagen und Textbausteinen, die beliebig zu Docugate-Vorlagen zusammengestellt werden können, ohne sich um die technischen Details zu kümmern. Häufige Beispiele für Vorlagen mit Textbausteinen sind:
- Standardtexte für Bestätigungs- oder Antwortbriefe
- Verträge und deren Vertragspositionen
- Arbeitszeugnisse mit unterschiedlichen Formulierungen
- Geheimhaltungsvereinbarungen mit besonderen Bestimmungen
Über die drei Positionierungsarten "Start", "Ende" und "Textmarke" können Sie konfigurieren, an welcher Position und in welcher Reihenfolge die Textbausteine im Dokument platziert werden sollen. Die Textbausteine sind analog den Vorlagen konfigurierbar und können in den Office-Apps gestaltet werden.
Bausteine auswählen
Zudem bieten sie dem Benutzer die Möglichkeit, beim Erstellen eines Dokuments aus verschiedenen bereitgestellten Bausteinen auszuwählen (z.B. optionale Vertragspositionen einfügen oder unterschiedliche Formulierungen berücksichtigen), um das Dokument massgeschneidert zusammenzustellen.
Gerne zeigen wir ihnen weitere Möglichkeiten zur Steuerung von Textbausteinen: Z.B. Baustein Y automatisch einblenden, falls Baustein X ausgewählt wurde. Das Docugate-Regelwerk lässt Sie einfache aber auch komplexe Logiken abbilden, wie z.B. unterschiedliche Formulierungen (sein/ihr) aufgrund des Geschlechts oder Einzahl/Mehrzahl.
Berechtigungen detaillierter steuern
Das erweiterte Berechtigungssystem erlaubt neu die Steuerung der Berechtigungen pro Vorlagengruppe. Wenn Sie also Team- oder Abteilungsvorlagen nutzen, können Sie die Berechtigungen auf der übergeordneten Vorlagengruppe steuern. Selbstverständlich sind auch die Textbausteine in das Berechtigungssystem integriert.
Markdown statt Office-Dateien verwenden
Markdown ist eine einfache "Auszeichnungssprache", die in Plain-Text einfache Formatierungen erlaubt.
Nebst den gewohnten Office-Dateiformaten oder LaTeX können für die Textbausteine auch Markdown-Dateien genutzt werden. Der direkt in der Docugate Web-App integrierte Markdown-Editor vereinfacht damit das Bearbeiten von Textbausteinen auf eine für Benutzer und Techniker verständliche Art und Weise.
Kontakt
Möchten Sie mit uns über die neuen Funktionen oder Details des Updates sprechen? Oder generell mehr über unsere Vorlagenmanagement- und Dokumentenerstellungslösung Docugate erfahren? Dann melden Sie sich ungeniert bei uns: Per E-Mail bei ihrem Ansprechpartner oder über das Kontaktformular.
Contact
Would you like to talk to us about the new features or details of the update? Or would you like to learn more about our template management and document creation solution Docugate? Then feel free to contact us: By e-mail to your contact person or via the contact form.
